İş süreçlerimizi tarif etmek için yıllardır çeşitli yöntemler deniyoruz. Endüstri ve bilişim mühendisleri tarafından modelleme amacıyla başlayan hikayemiz zamanla ihtiyaçlarımız arttıkça BPMN, UML gibi dillere doğru dönüştü.

Aşağıda bu hikayemizin bir özetini görebilirsiniz.

2005’li yıllardan itibaren modelleme (dokümantasyon ve analiz) için kullandığımız diyagramları bir çevirime ihtiyaç duymadan direk kullanabildiğimiz yazılımlara çevirmeye çalışan BPMN (link: http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation ) gibi dillere doğru yöneldik.

Mühendislik ihtiyaçlarından yola çıkan BPM ve UML modelleri çıkış noktasına uygun olarak içerisinde farklı anlamlar içeren sembollerden oluşuyor ve halen bir mühendislik alanı. Aşağıda basit bir masraf sürecine ait BPMN diyagramını görebilirsiniz.

Bu diyagram göreceli olarak teknik bilgisi olanlar için basit olsa da asıl işin sahibi olan muhasebe bölümünde çalışanlar için hayli karmaşık bir dil.

Bu dili anlayıp üzerinde yorum yapabilmek için;

Bunun dışında da anlaşılır bir diyagram görüntüsü için iyi bir bilgisayar kullanıcısı ve yoğun bir çizim gayreti gerekiyor.

Bu yüzden genellikle bu tür modeller; ya alan bilgisi olmayan teknik kişiler ya da teknik bilgisi olmayan alan uzmanları tarafından çizilir ve çoğu zamanda ufak hatalar içerir. Dokümantasyon amacıyla kullanıldığında ufak hatalar pek problem olarak karşımıza çıkmaz ancak BPMN gibi sistemlerde çalıştırılmak üzere tasarlandığı için problem olarak ortaya çıkar.

Bu aktardığımız problemlerden kaçınmak üzere emakin içerisinde BPMN gibi bir modelleme dili yerine kendi dilimizi kullanalım istedik. Kullandığımız dil süreç sahipleri tarafından kolaylıkla anlaşılabilir bir basitlikte ve teknik detayları içermeyen bir mantıkta olmalı hedefiyle aşağıdaki gibi bir modele kavuştuk.

Bu modelde büyük kutular şeklinde gördüğünüz semboller süreç içerisindeki akış yönünde görevleri gösteriyor.

Her görevin (Task) bir başlığı, görevin atanacağı rol (Role), görevin bir sonucu olan aksiyon (Action) ve görevleri bir birine bağlayan rota (Route) tanımlarından oluşuyor. Bu sayede sürecin modelini inceleyen herhangi birisi çok kısa bir zaman içerisinde ne olduğu ile ilgili yorum geliştirebiliyor.

Sürecin modellenmesi sırasında mail gönderimi, veri tabanı erişimleri gibi teknik olan detaylar iş öncesi (PreWork) ve iş sonrası (PostWork) adındaki tanımlar içerisinde yer alıyor. İş öncesi (PreWork) tanımları görev bir kullanıcıya iş atandığı anda çalışan, İş sonrası (PostWork) ise kullanıcı görev üzerinde bir aksiyonu seçtiği anda çalışan başka bir kod parçası.

Bunun dışında süreç üzerinde belirgin olarak bir adım şeklinde yer almasını istediğimiz tüm teknik işler Modül adı verilen bir görev tipi şeklinde aynı diğer görevler gibi yer alabiliyor.

Bunların dışında farklı yaptığımız bir başka bir şey ise grafiği üretmek için bir çizim uğraşına gerek yok. Süreç içerisindeki tanımları yaptığınız sürece grafiğin nasıl olması gerektiğine emakin kendisi karar veriyor. “Directed Acyclic Graph” adı verilen bir yapay zekâ teknolojisinin bir türü ile süreçteki adımların grafikteki yerine, ilgili bağlantıların nasıl çizilmesi gerektiğine kendisi karar veriyor. Bu sayede anlaşılır bir süreç diyagramı çizmek için harcanan zamanda kullanıcı sürece odaklanmış şekilde çalışıyor.

Ertan Tike