İş süreçleri yönetimi İş süreçleri yönetimi kavramı son 20 yılın popüler konusu gibi görünse de aslında son 150 yıl içerisindeki gelişmeler, zorunluluklar ve değişimler ile doğdu. Her doğum gibi BPM ’in doğması da kolay olmadı ve bir çok aşama gerektirdi. BPM, her doğan gibi gün geçtikçe büyümeye ve yenilikler doğurmaya devam ediyor. 

Süreç yönetimi 1900’lü yıllardan başlamış olsa da öncesinde olanlara biraz değinmek istiyorum. 1760 yılında sanayi devrimi başladı. İnsanlar makinalar ile tanışmaya ve üretim, beden gücünden makina gücüne evrilmeye başladı. İlk sanayi devriminde makineleşmenin artmasının etkisi ile 1840-1870 yılları arasına denk gelen dönemde ikinci sanayi devrimi yaşandı. Teknoloji devrimi olarakta adlandırılan bu dönemde, ulaşım demiryolları ile kolaylaştı. Farklı ham maddelere ulaşım ve uzak pazarlara satış başladı. Bu dönemde elektrik enerjisi kullanılmaya başlandı. Elektrik teknolojisi, buhar gücü teknolojisine göre makinaların daha fazla kullanılmasını ve üretimin artırılmasını sağladı. Seri üretim başladı ve ağır sanayi, demir çelik endüstrisi dünyanın dört bir yanına yayılmaya başladı.

1900 yıllara gelindiğinde, son 50 yılda hız kazanan seri üretim, insan ve makina ilişkisini inceleyen bilimsel yaklaşım ortaya çıktı. Şirketlerin maksimum kar sağlaması için maksimum verimlilik ve minimum maliyette olması gerekiyordu. Frederick Taylor 1903’ten itibaren şirketlerin bilimsel yönetimi üzerine çalışmalara başladı ve 1907 yılında yaptığı çalışmaları “Principles of Scientifıc Management (Bilimsel Yönetimin İlkeleri)“ adı ile yayınladı. 

İlkelerin özeti; yapılan işlerin, iş gücünün daha az düşünmesini hatta hiç düşünmesini gerektirmeyecek şekilde birimlere bölünmesi, süreçlerin ve işçilerin sürekli denetim altında tutulması, hatta işçilerin çalışmalarına istinaden verilecek ücretler ile motive edilmesiydi. Henry Ford, 1913 yılında bant sisteminde Taylor’ın ilkelerini kullanmaya başladı. Bu ilkeler verimliliğin arttırılması için şirketleri memnun etse de bir çok işçi ve sendika tarafından tepki çekti. Tepkilere rağmen aslında günümüzde de otomotiv ve diğer sektör işletmelerinde iş/metot etüdü; iş bölümü, çalışan oryantasyonu ve işe alım süreçlerinin ana kaynağıdır. 

1950’lere doğru mekanik elektrik ile üretilen hesap makinalarının ortaya çıkması ile bilgisayarlara uzanan yol başladı. 1960’larda dijitalleşme ile üretim sektörlerinde bilgisayarların kullanılması ve verimliliği artırmak için uluslararası, özellikle de Japon şirketlerin kalite iyileştirmeleri ile hata oranları düşmeye başladı. Rekabetin kızışması ABD şirketlerinin de kalite kavramı ile ilgilenmesini sağladı. Süreçler daha çok incelenmeye başladıktan sonra teknoloji süreçleri kontrol etmeye başladı. Süreçlerin incelenmesi daha sistematik hale geldi. 

1970’ler ve 1980’lerde bilgisayarlar daha fazla kullanılmaya başlandı. Bilgisayar kullanımındaki artış, ortaya çıkan milyonlarca veri ile bilgi çağını başlattı. On binlerce veriyi kontrol etmek ve fayda sağlamak için istatiksel yazılımlar, ölçme, toplama ve yorumlama teknikleri geliştirilmeye başlandı.

Three Waves of Process Evolution

Makale “ The Evolution of Business Process Management as a Professional Discipline” –  Sandra Lusk, Staci Paley, and Andrew Spanyi

1990’larda makinelerin yönettiği, doğrusal, daha az hata ile yürüyen ve ölçülebilen bir yapı vardı. İnternet kullanımının yaygınlaşması ile küresel pazarda daha fazla uzak noktalara ulaşıldı. Uzak noktalarla iş yapmaya başlayan şirketlerde, farklı şehirlerdeki ve ülkelerdeki çalışanların dahil olmaya başladığı süreçlerin ortaya çıkmasına neden oldu.

2000’lerde teknoloji, süreç liderliğini insana bıraktı ve teknoloji veri/üretim sağlayıcı konumuna doğru kaymaya başladı. Farklı şehir ve ülkelerle iş yapma gerekliliği, onlarca tedarikçi ile iletişim zorunluluğu, yoğun rekabet ve müşteri memnuniyeti gibi konular sistematik olma zorunluluğunu getirdi. Sistematik olmak için ise süreçlerin tespit edilmesinin yanında kolay ve hızlı ulaşım için dijitalleşme gerekliydi.

Birileri bu zorunluluğu gördü. Süreçlerin, iş  akışı olarak çizilmesi ve kodlar yardımı ile akışların izlenmesi ve her bir akış basamağında kontrol edilmesini sağlayan, iş süreçleri yönetimi uygulamalarının en ilkel ve en basit hali ortaya çıktı. Eski nesil BPM olarak adlandırdığımız bu yapı ile özellikle doküman yönetim süreçleri ve departman bazlı süreçler geliştirildi ve yönetilmeye başlandı.

2010’lu yıllara geldiğimizde vaka bazlı süreç yönetimi kavramı ortaya çıktı. Diğer yeniliklere de şöyle genel olarak bakacak olursak; 

Farklı ve birbiri ile ilişkili süreçlerin geliştirilmesi. İş yapanların sadece ilgili olduğu işi görecek şekilde iş yönlendirilmelerinin iş yönlendirilmelerinin yapılması. İş süreçlerinin standartlaştırılması. Süreçlerin durdurulmadan sürekli iyileştirilmesi. BPM uygulamalarının adeta orkestra şefi olarak birden fazla sistemi entegrasyonla entegrasyonla yönetmesi, veri alışverişi yapması ve kontrol etmesini sayabiliriz.

Elbette başka şeyler de var; Hazır ve dikey ürünlerin tak-uyarla ve çalıştır yöntemiyle kısa sürede kullanılmaya başlanması… Bulut entegrasyonu ile lokal kuruluma bağlı kalmadan internet olan her yerden süreçlerin kolayca kullanılması… Ek olarak, bulut entegrasyonu ile depolama maliyetlerinde azalma ve verimliliğin artması gibi.

Gelecekte ise BPM ile yapay zeka kavramı birlikte kullanılmaya başlanacak. Karar verme desteği, kendi kendine öğrenme ve süreç yalınlaştırma yapılacak. BPM uygulamaları; süreç istatistikleri, sorumluları ve entegrasyon sistemlerini öğrenerek, hangi sürecin ne zaman başlayacağına hangi sistem ile veri alışverişi yapılacağına ve süreç adım sorumlularının kim/kimler olacağına kendisi karar verecek.

Merve Karakuş Ürün Mühendisi Merve Karakuş
Ürün Mühendisi