e-fatura’ya geçiş devrimsel bir karar. Çünkü bu sayede gereksiz kağıt tüketimine engel olmakla birlikte şirketlerin kestiği fatura vergi tutarlarının daha kolay takibi ve tabi ki finans/muhasebe departmanlarının bir adım daha dijitalleşmesi sağlandı.

Peki bu hizmeti kim sağlıyor? Fatura alım gönderim ile ilgili temel hizmeti GİB ile çalışan sağlayıcı firmalar veriyor. Bu firmalar sağladıkları ortamlar ile e-fatura oluşturma, alma/gönderme ve raporlama konularında hizmet sunuyorlar.

Buraya kadar herşey çok hoş ve ideal.

Yalnız sorun şu; çok sayıda fatura alan firmalar için bazı şeyler hiç değişmedi. Hala idareci/yöneticilerin faturaları tek tek kontrol edip onaylaması gerekiyor. Kısacası bu da bir süreç. Hem de çok emek ve zaman isteyen ciddi bir süreç.

İşte bu süreç ihtiyacı, e-fatura sağlayıcıları ile BPM ( süreç yönetimi ) uygulamalarının entegre çalışma fikrini gündeme getirdi.

Gelelim Emakin BPMS fatura yönetim sisteminin faydalarına…

Emakin’de binlerce e-fatura, fatura XML’indeki alanlar ve oradaki notlara istinaden ilgili kişilere yani onaycılara otomatik olarak dağıtılır. Kısacası dağıtım yükünü aldık omuzlardan.

Devam edelim; Faturalar ilgili kişilerce Emakin’de onaylanır (-ki Emakine cep telefonunuzdan erişip oradan da onayları verebilirsiniz). Yöneticiyi bulup onay alma baş ağrısını da halletik.

Onaylanan faturalar isterseniz muhasebe kontrolüne sunulur. Sonra yine isterseniz ERP uygulamalarının finans/muhasebe modülüne kayıt/onay bilgisi iletebilir. Böylece muhasebeleştirme kısmını da halletik.

Dahası? Emakin BPMS fatura yönetimi içerisinde, fatura da oluşturabilirsiniz. Böylece faturalar kesilmeden önce onaya sunulur sonra da e-fatura sağlayıcı entegrasyonu ile karşı tarafa gönderilir.

Hızlı rapor görmek istemek herkesin hakkı! Onbinlerce gelen ve giden faturayı tek bir ortamdan grafiksel ve liste raporları ile takip edebilirsiniz.

İyi de hala matbu fatura kullanımı az da olsa devam ediyor. Onlar ne olacak? Kağıt faturalarınızı da OCR tarama uygulamaları ile entegre çalışarak içeriye tarayıp alabilir (ya da PDF olarak yükleyebilir), sonra da aynı şekilde onay aşamalarına sunabilir ve arşivleyebilirsiniz.

Sonuç olarak, Fatura Yönetim Süreci olarak adlandırabileceğimiz bu süreç, faturanın hazırlanmasından gönderim ya da kabulüne dek her adımı ciddi bir süreç yönetimi ile yönetilmesi gereken bir süreç.

Bu süreci Emakin ile yöneterek bu işe harcanan inanılmaz emek ve zaman kaybını minimize etmiş olacaksınız. Ayrıca, faturalarla ilgili alınan aksiyonların kaydediliyor oluşu, geriye dönük olarak verilen kararları ve gerekçelerini kolayca bulmanızı; bu da iç/dış denetimlerde daha kolay hesap verilebilirliği sağlayacak.

Ürün Mühendisi
Merve Karakuş

Satış Yöneticisi
Murat Akçiçek