Karmaşık İşleri Organize Etmenin Yolu
Bir müşteri şikâyeti düşünün: Başvuru gelir, birisi inceler, ek bilgi ister, başka ekiplere danışır, çözüm önerir, müşteriyle yazışır. Bu süreç her vakada farklı ilerler—bazıları basit çözülür, bazıları haftalarca devam eder.
İşte bu tür "standart bir akışa uymayan" işler için vaka yönetimi kullanılır.
Bir vaka, şunları içeren eksiksiz bir dosya gibidir:
İstenen sonuca ulaşmak için gereken tüm görevler, belgeler ve veriler
Her aşamada karar verebilmeniz için gerekli tüm bilgiler
Sizin tanımladığınız kurallara göre çalışan süreç tetikleyicileri ve eskalasyonlar
Başlangıçtan sona kadar sürecin eksiksiz takibi
Bu sadece basit bir görec takip aracı değildir. Akıllı iş yönetimidir.
Vaka Yönetimi, karmaşık süreçleri kolayca yönetmenizi sağlar.
Vaka yönetimi sadece bireysel görevler değil, ekip çalışmasıdır. Emakin'de her vaka için bir çalışma kanalı oluşturabilir, ilgili kişileri ekleyebilir ve tüm ekip aynı bilgiye erişebilir.
Vaka takip ekranı üzerinden şunları yapabilirsiniz:
Vakaları ekibinizle birlikte değerlendirin
Dosya ve belgeleri paylaşın
Ekip üyelerinin ilerlemesini takip edin
İşleri aktivite akışınız üzerinden yönetin
Her vaka için harcanan zamanı takip edin
Her şey tek bir yerde gerçekleşir—sistemler arası geçiş yok, bağlam kaybı yok.
Emakin vaka kanalları, aşağıdaki bilgileri görmenizi sağlayan detaylı istatistikler ve raporlar sunar:
Tarihe göre açılan ve kapanan vakalar — İşlem yoğunluğunu ve çözüm eğilimini görün
Vakalar için harcanan toplam süre — Verimliliği ve kaynak kullanımını ölçün
Ekip üyelerine göre zaman takibi — İş yükünün nasıl dağıldığını görün
Geciken kilometre taşları ve SLA ihlalleri — Sorunları büyümeden tespit edin.
Başlangıçtan sonuca kadar süreci yakından takip edin; detaylara boğulmadan kontrol sizde kalsın.
E-postaları Otomatik Olarak Vakaya Dönüştürün
Emakin, bir e-posta kutusunu izleyerek gelen e-postaları otomatik olarak vakaya dönüştürür ve tanımladığınız kurallara göre ekip üyelerine atar.
Nasıl çalışır:
→ E-posta alınır
→ Otomatik vaka oluşturulur
→ Kurallara göre ilgili ekip üyesine atanır
Bir vaka oluşturulduktan sonra, e-posta zincirindeki tüm yanıtlar otomatik olarak mevcut vakaya eklenir. Atanan ekip üyesi, gelen her yeni mesajdan haberdar edilir.
Vaka atanan kişi herhangi bir e-posta uygulaması kullanmadan, Emakin içinden doğrudan vaka ekranından gelen taleplere yanıt verir.
Belgeler ve görseller dâhil tüm e-posta ekleri, ileride kolayca erişebilmeniz için otomatik olarak ilgili vakaya arşivlenir.
Çift yönlü entegrasyon: Tüm yazışma geçmişi ve ekler eksiksiz şekilde korunur.
Evrensel Uyumluluk: IMAP/SMTP protokollerini destekler—Microsoft 365, Google Workspace ve kurum içi Exchange ile çalışır.
Vakalar mı, İş Akışları mı? Hangisini Ne Zaman Kullanmalı?
İşler bilgi odaklı ve ekipler arası iş birliği gerektiriyorsa (müşteri şikâyetleri, incelemeler gibi)
Sürecin baştan net olmadığı, zamanla şekillendiği durumlarda (dolandırıcılık vakaları, hukuki incelemeler gibi)
Birden fazla kişinin sürece dahil olması gerekiyorsa (İK şikâyetleri, kalite sorunları gibi)
Hızdan çok bağlamın ve geçmişin önemli olduğu durumlarda
Vakalar, iş akışlarını tetikleyebilir
(şikâyet → inceleme süreci gibi)
İş akışları yeni vakalar oluşturabilir
(onay istisnası → itiraz vakası gibi)
Entegrasyon karmaşası yok — tek platform, tek veri modeli. İki ayrı sistemin birbiriyle konuşmaya çalıştığı karmaşık yapılar yerine, her şey tek yerde.
Sürecin baştan belli ve öngörülebilir olduğu durumlarda (satın alma onayları, masraf bildirimleri gibi)
Kuralların net ve tutarlı olduğu durumlarda (tutar, departman gibi kriterlere göre yönlendirme)
İş hacminin yüksek ve hızın kritik olduğu durumlarda
Esneklikten çok otomasyonun önemli olduğu durumlarda
Ekipleriniz daha iyi bir çalışma deneyimini hak ediyor. Emakin; iş akışlarını hızlıca tasarlamanız, otomatikleştirmeniz ve iyileştirmeniz için ihtiyacınız olan araçları sunar. Böylece ekipleriniz rutin işlerle değil, değer yaratan çalışmalara odaklanır.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
