BPM Platformu Nasıl Seçilir?

BPM platformu seçimi, şirketlerin önümüzdeki 3-5 yıl boyunca kullanacağı bir kararıdır. Yanlış seçim, hem zaman hem de bütçe kaybı demektir. Doğru seçim ise, süreçlerin hızlanması, maliyetlerin düşmesi ve ekiplerin daha verimli çalışması anlamına gelir.

Ancak piyasada onlarca BPM platformu var. Hepsi benzer özellikler vaat ediyor: süreç otomasyonu, workflow yönetimi, raporlama. Peki hangi platform gerçekten işinize yarayacak? Hangi özelliklere öncelik verilmeli? Ve en önemlisi, nasıl bir bütçe ayrılmalı?

Bu rehberde, BPM platform seçimi için kritik kriterleri, kaçınılması gereken hataları ve doğru soruları ele alacağız.

BPM Platformu Seçerken İlk Adım: İhtiyaçlarınızı Tanıyın

Çoğu şirket, BPM platform seçimi yaparken özellik listelerine bakar. "Sürükle-bırak tasarım var mı? API desteği var mı? Mobil uyumlu mu?" gibi sorular sorar. Ancak asıl soru şu olmalıdır: "Bu platform, bizim süreçlerimizi çözebilir mi?"

BPM platformları, farklı ihtiyaçlar için tasarlanmıştır. Bazıları basit onay süreçleri için idealdir, ancak karmaşık iş mantıkları ile baş edemez. Bazıları güçlüdür ama kurulumu 6 ay sürer. Bazıları esnektir ama güvenlik standartları yetersizdir.

Dolayısıyla, platform aramaya başlamadan önce şu soruları cevaplayın:

Hangi süreçleri otomatikleştirmek istiyorsunuz? Basit onay süreçleri mi, yoksa karmaşık vaka yönetimi mi? Örneğin, satın alma onayları ile müşteri şikâyet yönetimi çok farklı ihtiyaçlardır.

Kaç kullanıcı sistemi kullanacak? 20 kişilik bir ekip için basit bir araç yeterli olabilir. Ancak 500 kişilik bir organizasyon için enterprise özelliklere ihtiyaç vardır.

Mevcut sistemlerle entegrasyon gerekiyor mu? ERP, CRM, DMS gibi sistemlerle entegre çalışması gerekiyorsa, API desteği kritiktir.

Veri güvenliği ve regülasyon gereksinimleri neler? Finans, sağlık veya kamu sektöründeyseniz, KVKK ve ISO standartlarına uyum şart.

Bulut mu, on-premise mi? Verileriniz nerede saklanacak? Hibrit bir yapı mümkün mü?

Bu soruların cevapları, hangi platformun size uygun olduğunu belirler. Çünkü BPM'in temelleri ve iş süreçleri yönetimi, her organizasyon için farklı şekilde uygulanır.

Kritik Seçim Kriterleri: Neye Dikkat Edilmeli?

BPM platformu seçerken dikkate alınması gereken birkaç temel kriter vardır. Bu kriterler, platformun sadece bugün değil, gelecekte de işinize yaramasını sağlar

1. Kullanım Kolaylığı vs. Güçlü Özellikler

BPM platformları genellikle iki uçta olur: ya çok basittir ve sınırlıdır, ya da çok güçlüdür ve karmaşıktır. İdeal platform, ikisinin arasındaki dengede olmalıdır.

Basit platformlar, kullanıcı dostu arayüze sahiptir. İş kullanıcıları bile kolayca süreç tasarlayabilir. Ancak karmaşık iş mantıkları, koşullu dallanmalar veya entegrasyonlar gerektiğinde yetersiz kalır.

Güçlü platformlar, gelişmiş özellikler sunar. Ancak bunları kullanmak için teknik bilgi gerekir. Dolayısıyla, iş ekipleri bağımsız çalışamaz, sürekli IT'ye bağımlı kalır.

Kurulum seçenekleri de bu dengeyi etkiler. Bulut tabanlı platformlar genellikle hızlı kurulur ama özelleştirme sınırlıdır. On-premise kurulumlar ise daha fazla kontrol sunar ancak bakım gerektirir.

2. Deployment Esnekliği: Bulut, On-Premise veya Hibrit?

BPM platform seçiminde en kritik kararlardan biri, verilerinizin nerede duracağıdır. Bu, sadece teknik bir tercih değil, aynı zamanda güvenlik, maliyet ve esneklikle ilgili stratejik bir karardır.

Bulut (Cloud): Hızlı kurulum, düşük başlangıç maliyeti, otomatik güncellemeler. Ancak veri kontrolü sağlayıcıdadır. Bazı sektörler (finans, kamu) için uygun olmayabilir.

On-Premise: Tam kontrol, veri güvenliği, özelleştirme özgürlüğü. Ancak yüksek başlangıç maliyeti, IT altyapısı gereksinimi, manuel güncellemeler.

Hibrit: Kritik veriler on-premise, operasyonel veriler bulutta. En esnek çözüm ancak yönetimi daha karmaşık.

Çoğu platform, sadece bulut veya sadece on-premise sunar. Ancak gerçekten esnek bir platform, her iki seçeneği de desteklemelidir. Bu, şirketinizin büyüdükçe veya regülasyonlar değiştikçe esneklik kazanmanızı sağlar.

3. Güvenlik ve Uyumluluk Standartları

BPM platformu, şirketinizin tüm iş süreçlerini barındıracak. Dolayısıyla güvenlik, tartışılmaz bir önceliktir.

Platform seçerken şu soruları sorun:

ISO 27001 sertifikası var mı? Bu, bilgi güvenliği yönetim sisteminin uluslararası standardıdır.

KVKK ve GDPR uyumluluğu sağlanıyor mu? Özellikle Avrupa ile çalışan şirketler için kritik.

Rol tabanlı erişim kontrolü var mı? Herkes her şeyi görmemeli. Kullanıcılar, sadece kendi işlerine gerekli verilere erişebilmelidir.

Audit trail (denetim izi) tutuluyor mu? Her işlem kaydedilmeli. Kim, ne zaman, hangi değişikliği yaptı? Bu veriler, hem güvenlik hem de uyumluluk açısından şarttır.

Güvenlik ve uyumluluk özellikleri, özellikle finans, sağlık ve kamu sektöründe çalışan şirketler için vazgeçilmezdir.

4. Entegrasyon Yetenekleri

BPM platformu, izole bir sistem değildir. Mevcut ERP, CRM, e-posta, dosya yönetim sistemleri ile entegre çalışmalıdır.

REST API desteği şart mıdır? Evet. Modern platformlar, API üzerinden diğer sistemlerle veri alışverişi yapabilmelidir.

Webhook desteği var mı? Gerçek zamanlı bildirimler ve tetiklemeler için gereklidir.

Hazır entegrasyonlar sunuluyor mu? Popüler sistemlerle (SAP, Salesforce, Office 365) hazır entegrasyonlar varsa, kurulum süresi kısalır.

Entegrasyon olmadan, BPM platformu sadece bir form aracı olur. Gerçek değer, tüm sistemlerin birlikte çalışmasında ortaya çıkar.

5. Ölçeklenebilirlik: Bugün 50 Kullanıcı, Yarın 500

BPM platform seçimi yaparken, sadece bugünü değil geleceği de düşünmek gerekir. Şirketiniz büyüdükçe, kullanıcı sayısı artar, süreçler karmaşıklaşır. Platform, bu büyümeye ayak uydurabilmeli.

Platform, kaç kullanıcıyı destekleyebilir? Bazı platformlar, 100 kullanıcıdan sonra performans sorunları yaşar.

Ücretlendirme modeli nasıl? Kullanıcı başına mı, süreç başına mı, yoksa sabit ücret mi? Büyüdükçe maliyetler nasıl değişecek?

Lisans modeli esnek mi? Mevsimsel iş yükü artışlarında geçici kullanıcı ekleyebilir misiniz?

Ölçeklenebilirlik sadece teknik bir konu değil, aynı zamanda maliyet ve esneklikle ilgili stratejik bir konudur.

Sık Yapılan Hatalar: BPM Platform Seçiminde Nelerden Kaçınılmalı?

BPM platformu seçerken yapılan bazı hatalar, ilerleyen dönemlerde ciddi sorunlara yol açar. İşte en yaygın hatalar:

Hata 1: Sadece Fiyata Bakmak

"En ucuz platform hangisi?" sorusu, yanlış bir başlangıçtır. Ucuz platform, sınırlı özellikler, kötü destek veya gizli maliyetler (ek modüller, entegrasyon ücretleri) anlamına gelebilir.

Doğru soru: "Toplam sahip olma maliyeti (TCO) nedir?" Lisans, kurulum, eğitim, bakım ve yükseltme maliyetleri dahil toplam maliyet hesaplanmalıdır.

Hata 2: IT Ekibinin Görüşünü Almamak

BPM platformu, sadece iş ekipleri değil, IT ekibi tarafından da yönetilir. Dolayısıyla, IT'nin onayı şarttır. Entegrasyon, güvenlik ve altyapı gereksinimleri IT tarafından değerlendirilmelidir.

Hata 3: Demo'yu Gerçek Veri ile Test Etmemek

Satıcılar, her zaman en iyi senaryoyu gösterir. Ancak gerçek hayatta, karmaşık süreçler, eski sistemlerle entegrasyon ve performans sorunları vardır.

Demo sırasında, kendi verilerinizle, kendi süreçlerinizle test yapın. "Bu platform, bizim satın alma sürecimizi yönetebilir mi?" gibi somut sorular sorun.

Hata 4: Satıcı Desteğini Göz Ardı Etmek

Platform ne kadar iyi olursa olsun, bir noktada desteğe ihtiyaç duyarsınız. Satıcının destek kalitesi, platformun başarısını doğrudan etkiler.

Destek süresi nedir? 7/24 mi, yoksa sadece iş saatleri mi?

Türkçe destek var mı? İngilizce bilmeyen kullanıcılar için kritik.

Eğitim ve dokümantasyon sunuluyor mu? Kullanıcıların sistemi hızlı öğrenmesi önemlidir.

Hata 5: Vendor Lock-In Riskini Görmemek

Bazı platformlar, kendi ekosistemlerine kilitler. Verilerinizi başka bir sisteme taşıyamazsınız. Bu, ileride platform değiştirmek istediğinizde büyük bir sorun olur.

Veri dışa aktarımı mümkün mü? Süreç tanımları, veriler ve raporlar taşınabilir formatta indirilebilmeli.

Standart formatlar kullanılıyor mu? BPMN, DMN gibi standartlar, platform bağımsızlığını artırır.

Doğru Soruları Sorun: Satıcıya Ne Sorulmalı?

BPM platformu değerlendirirken, satıcıya şu soruları sormalısınız:

Kurulum süresi ne kadar? İlk sürecin yayına alınması kaç hafta sürer?

Pilot proje yapabilir miyiz? Küçük bir süreçle başlayıp, sonuçları görmek önemlidir.

Referans müşterileriniz kimler? Benzer sektörde, benzer büyüklükte şirketler var mı?

SLA (Service Level Agreement) ne sunuyorsunuz? Sistem kesintilerinde ne olur? Taahhüt edilen uptime nedir?

Yıllık yükseltme maliyeti nedir? İlk lisans ücreti düşük olabilir ama yıllık yükseltmeler pahalı olabilir.

Emakin'i neden seçmelisiniz? sorusunun cevabı, bu kriterlere ne kadar cevap verilebildiğiyle ölçülür.

Platform Karşılaştırması: Hangi Özellikler Kritik?

Birkaç platformu karşılaştırırken, aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz:

Bu tablo, kararı objektif hale getirir. Duygusal değil, veriye dayalı seçim yaparsınız. Emakin’in Sürümleri karşılaştırma sayfasında, farklı paketlerin neleri içerdiğini detaylı görebilirsiniz. Bu sayfa karar almanızda size bir hayli yol gösterici olacaktır.

Sonuç: BPM Platformu Seçimi, Stratejik Bir Karardır

BPM platform seçimi, sadece bir yazılım alımı değildir. Şirketin gelecekteki iş süreçlerini şekillendirecek stratejik bir karardır.

Doğru platform, süreçleri hızlandırır, maliyetleri düşürür ve ekiplerin daha verimli çalışmasını sağlar. Yanlış platform ise, zaman kaybı, bütçe aşımı ve kullanıcı memnuniyetsizliğine yol açar.

Seçim yaparken, sadece özellik listelerine değil, şu unsurlara odaklanın:

İhtiyaçlarınızı net tanımlayın: Hangi süreçleri çözüyorsunuz? Hangi entegrasyonlar gerekli?

Deployment esnekliğini değerlendirin: Bulut, on-premise veya hibrit seçeneği var mı?

Güvenlik ve uyumluluğu kontrol edin: ISO, KVKK, audit trail gibi standartlar mevcut mu?

Toplam maliyeti hesaplayın: Lisans, kurulum, eğitim ve bakım dahil toplam maliyet nedir?

Pilot proje yapın: Teoride güzel görünen platform, pratikte işinize yaramalı.

Referansları kontrol edin: Benzer şirketler bu platformu kullanıyor mu? Memnunlar mı?

BPM bulma süreci, zaman alır ama doğru karar verildiğinde, yatırımın karşılığı kat kat geri döner. Süreçleriniz hızlanır, ekipleriniz daha verimli çalışır ve organizasyonunuz dijital dönüşümde öne geçer.

Doğru BPM platformu ile süreç otomasyonu sadece bir hedef değil, günlük gerçeklik haline gelir.

‍