-
January 14, 2026
The History and Evolution of Business Process Management (BPM)
Learn more
BPM projelerinde karşılaşılan temel zorlukları ve çözümlerini keşfedin. Değişime dirençten entegrasyon sorunlarına, ölçümleme eksikliğinden güvenlik endişelerine - başarılı BPM uygulaması için pratik rehber.
BPM (Business Process Management) projeleri heyecan verici başlar. Yönetim vizyonu paylaşır, ekipler motive olur, bütçe onaylanır. Ama istatistikler acımasızdır: BPM projelerinin yaklaşık %70'i beklenen faydaları sağlayamaz ya da tamamen başarısız olur.
Neden? Teknoloji eksikliğinden değil. Doğru planlama, gerçekçi beklentiler ve yaygın tuzaklardan kaçınma eksikliğinden. İyi haber şu: Bu zorluklar öngörülebilir ve çözülebilir. Onlarca BPM uygulamasından öğrenilen dersler, sizin projenizin başarı şansını önemli ölçüde artırabilir.
Gelin BPM projelerinde en sık karşılaşılan zorlukları ve kanıtlanmış çözüm yöntemlerini inceleyelim.
En gelişmiş BPM platformunu kurabilirsiniz ama çalışanlar kullanmazsa başarı gelmez. "Eski yöntem daha kolaydı", "Neden değiştiriyoruz ki?", "Benim için ekstra iş" - bu cümleleri duyduysanız, değişime direnç yaşıyorsunuz demektir.
Direnç genelde korkudan gelir: İşimi kaybeder miyim? Yeni sistemi öğrenemem. Kontrolü kaybediyorum. Bu korkular mantıksız değil, insani. Ve görmezden gelindiğinde BPM projesini içten içe çökertir.
Erken dahil edin: İş süreci yönetimi projesi sadece IT işi değildir. Süreçte çalışan herkes tasarım aşamasından itibaren dahil olmalı. "Bize dayatılan bir sistem" değil, "bizim sistemimiz" hissini yaratın.
Hızlı kazanımları gösterin: İlk haftadan itibaren somut faydalar sunun. "Eskiden 3 gün süren onay şimdi 4 saatte bitiyor" denildiğinde direniş erir. Soyut vaatler değil, ölçülebilir iyileştirmeler paylaşın.
Şampiyonlar yetiştirin: Her departmanda BPM'i sahiplenen, diğerlerine yardım eden "şampiyonlar" belirleyin. İnsanlar yönetimden çok meslektaşlarına güvenir.
Kapsamlı eğitim: Tek seferlik eğitim yetmez. Video tutoriallar, hızlı başvuru kılavuzları, düzenli workshop'lar - öğrenmeyi sürekli yapın.
Geri bildirimi ciddiye alın: Kullanıcılar "şu alan çok küçük" dediğinde dinleyin. Low-code platformlar sayesinde bu tür değişiklikler günler değil saatler içinde yapılabilir.
BPM projesi "fatura onay sürecini dijitalleştirmek" olarak başlar. Ama proje ilerledikçe "aslında satın alma da dahil olsun", "stok yönetimi de bağlansın", "raporlama modülü de ekleyelim" talepleri gelir. Sonuç? Hiç bitmeyen, bütçesi aşan, kimseyi memnun etmeyen bir proje.
Diğer uçta ise BPM'i sihirli değnek sanan yaklaşım vardır: "Bu platform kurulunca tüm problemlerimiz çözülür." Hayır, çözülmez. BPM araçtır, amaç değil.
Net kapsam belirleyin: Proje başında nelerin dahil, nelerin dahil olmadığını yazılı hale getirin. "İlk fazda fatura onayı, ikinci fazda satın alma" gibi aşamalar tanımlayın.
MVP yaklaşımı: Minimum Viable Product - çalışan en basit versiyon. Önce temel süreci hayata geçirin, sonra zenginleştirin. "Mükemmel"i beklemek "iyi"nin düşmanıdır.
Değişiklik yönetimi süreci: Yeni talep geldiğinde otomatik "evet" demeyin. Değerlendirin: Acil mi? Kritik mi? Maliyet etkisi nedir? Zamanlamaya etkisi nedir? Ölçülü büyüyün.
Gerçekçi metrikler: "Verimliliği %500 artıracak" vaatlerinden kaçının. "Onay süresini 3 günden 1 güne düşürmek" gibi spesifik, ölçülebilir hedefler koyun.
Pilot proje: Tüm organizasyonu birden dönüştürmeyin. Bir departman, bir süreç ile başlayın. Başarıyı kanıtlayın, öğrenin, sonra yayın.
Hiçbir BPM platformu adada yaşamaz. ERP, CRM, İK sistemi, e-posta, veritabanları - hepsiyle konuşması gerekir. Ama entegrasyonlar genelde beklenenden zor çıkar: Eski sistemlerin API'si yok, dokümantasyon eksik, test ortamı yok.
Entegrasyon problemleri proje takvimini sarstığı gibi, canlıya alındıktan sonra da baş ağrısı yaratır: Veri senkronizasyon hataları, performans düşüklüğü, güvenlik açıkları.
Entegrasyon envanteri: Proje başında hangi sistemlere bağlanmanız gerektiğini listeleyin. Her sistem için: API var mı? Dokümantasyon kalitesi nasıl? Test ortamına erişim var mı?
Önceliklendirme: Tüm entegrasyonlar aynı anda gerekmez. Kritik olanlar (ERP veri aktarımı) ile başlayın, nice-to-have olanları (otomatik takvim senkronizasyonu) sonraya bırakın.
Standart protokoller: REST API, webhook gibi modern standartları kullanan platformlar tercih edin. Özel connector geliştirmek hem pahalı hem riskli.
Error handling: Entegrasyon her zaman mükemmel çalışmaz. Dış sistem çöktüğünde ne olacak? Veri senkronizasyonu başarısız olursa? Bu senaryoları önceden planlayın.
Test, test, test: Production'a geçmeden önce kapsamlı entegrasyon testleri yapın. Sadece "çalışıyor mu?" değil, "yük altında nasıl davranıyor?" da test edin.
"Mevcut sürecimizi olduğu gibi dijitalleştirelim" yaklaşımı tehlikelidir. Ya mevcut süreç verimsizse? Kötü bir süreci otomatikleştirirseniz, sadece daha hızlı kötü sonuç alırsınız.
Diğer problem ise sürecin aslında nasıl işlediğini kimsenin tam bilmemesi. Resmi prosedür bir şey der, fiili uygulama bambaşkadır. İstisna durumları, informal kurallar, kişiye özel uygulamalar - bunlar dokümante değil ama gerçek.
AS-IS analizi yapın: Süreç şu anda nasıl çalışıyor? Sadece prosedür kılavuzunu okumayın, gerçekte nasıl yürüdüğünü gözlemleyin. Süreçte çalışanlarla konuşun: Nerede takılıyor? Hangi adım gereksiz? Neyi manuel yapıyorlar?
TO-BE tasarımı: İdeal süreç nasıl olmalı? Gereksiz adımları çıkarın, darboğazları giderin, otomatikleştirilebilecekleri belirleyin. Ama sadece teori yapmayın, uygulanabilir olsun.
Görsel dokümantasyon: Süreç tasarımı araçlarıyla süreçleri görsel olarak modelleyin. Akış diyagramları hem iş birimlerinin hem IT'nin anladığı ortak dildir.
İstisna senaryoları: "Normal akış" kadar "şu olursa ne olur?" senaryolarını da planlayın. Müşteri eksik belge gönderirse? Onaylayan tatilde ise? Sistem çöktüğünde nasıl devam edilir?
Sürekli güncelleme: Süreç dokümantasyonu bir kez yapılıp unutulan iş değil. İş değiştikçe dokümantasyon da güncellenmeli.
BPM projesi canlıya alındı, herkes alkışladı, proje kapandı. Ama gerçekte başarılı mı oldu? Kim bilecek? Çünkü kimse ölçmüyor. Ortalama tamamlanma süresi kaç? Kullanıcı memnuniyeti arttı mı? Maliyet tasarrufu ne oldu?
Ölçüm yapılmadığında iyileştirme de olmaz. Darboğazlar fark edilmez, sorunlar büyür, ROI kanıtlanamaz.
Baştan KPI tanımlayın: Proje başında başarıyı nasıl ölçeceğinizi belirleyin. Tamamlanma süresi, hata oranı, kullanıcı memnuniyeti, maliyet tasarrufu - hangisi sizin için önemli?
Baseline ölçümü: BPM'den önce süreç nasıldı? "Eskiden ortalama 7 gün sürüyordu" diyebilmeniz için eskiyi ölçmüş olmanız lazım.
Gerçek zamanlı dashboard: Geçen ayın raporunu bu ay görmek işe yaramaz. Canlı metrikler görmeli, anında müdahale edebilmelisiniz.
Trend analizi: Tek bir sayı değil, zaman içindeki değişim önemli. Tamamlanma süresi düzenli düşüyorsa doğru yoldasınız demektir.
Sürekli optimizasyon: Ölçüm sadece raporlamak için değil, iyileştirmek içindir. Hangi adım en uzun sürüyor? Neden? Ne yapılabilir? Bu soruları sürekli sorun.
BPM platformunda kritik iş verileri akıyor: Müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, çalışan verileri. Bir güvenlik açığı veya uyumluluk ihlali hem parasal ceza hem de itibar kaybı getirir.
Problem sadece teknik güvenlik değil, aynı zamanda süreç güvenliğidir: Kim neyi görebilmeli? Hangi onaylar mecburi? Değişiklikler nasıl kaydedilmeli?
Rol bazlı erişim: Her kullanıcı sadece ihtiyaç duyduğu verileri görmeli, sadece yetkili olduğu aksiyonları yapabilmeli. Güvenlik ve uyumluluk mekanizmaları baştan tasarlanmalı.
Denetim kayıtları: Kim ne zaman ne yaptı? Tüm eylemler loglanmalı. Sadece güvenlik için değil, uyumluluk denetimleri için de kritik.
Veri şifreleme: Hem durağan (veritabanında) hem de hareketli (ağda) veri şifrelenmeli. KVKK ve GDPR gereksinimleri ciddiye alınmalı.
Düzenli güvenlik testleri: Bir kez değil, düzenli olarak güvenlik açıklarını tarayın. Penetrasyon testleri, kod analizi, güvenlik güncellemeleri.
Uyumluluk otomasyonu: Sektörünüzdeki düzenlemeleri (BDDK, Sağlık Bakanlığı, vb.) süreçlere gömmek. Mecburi onaylar, zorunlu dokümantasyon, saklama süreleri - sistem bunları garanti etsin.
Geleneksel BPM platformlarında her küçük değişiklik IT ekibinden geçer. Formda bir alan eklemek, bildirim metnini değiştirmek, yeni bir onay adımı eklemek - hepsi IT iş yükü. Sonuç? Yavaşlık, gecikmeler ve iş birimlerinde hayal kırıklığı.
Özellikle IT kaynakları kısıtlı organizasyonlarda bu darboğaz projenin başarısını önemli ölçüde etkiler.
Low-code platformlar tercih edin: Low-code BPM sayesinde iş birimleri temel değişiklikleri kendileri yapabilir. IT ekibi stratejik işlere odaklanır: Karmaşık entegrasyonlar, güvenlik, performans.
Self-servis araçlar: Form tasarımı, rapor oluşturma, basit iş kuralları - bunlar için kullanıcı dostu araçlar sunun. Kodlama bilmeyen kişiler de kullanabilsin.
Şablonlar ve kütüphaneler: Sıfırdan başlamak yerine hazır şablonlar kullanın. Onay süreci şablonu, talep formu şablonu, bildirim şablonları - bunlar hem hızlandırır hem standart sağlar.
Bilgi paylaşımı: Nasıl yapılır kılavuzları, video tutoriallar, best practice'ler - iş birimlerini güçlendirin. "IT'ye sor" yerine "dokümana bak" kültürü yaratın.
Hibrit yaklaşım: Basit işler self-servis, karmaşık işler IT desteğiyle. Bu dengeyi kurmak hem hızı hem kaliteyi artırır.
BPM projeleri zorludur ama imkansız değil. Bu yazıda bahsedilen zorlukların ortak noktası: Hepsi öngörülebilir ve çözülebilir. Başarısız projelerin çoğu teknik yetersizlikten değil, planlama eksikliğinden, gerçekçi olmayan beklentilerden ve değişim yönetimini ihmal etmekten kaynaklanır.
Başarılı BPM uygulaması için formül basit ama disiplin gerektirir:
Küçük başlayın: Tüm organizasyonu birden dönüştürmeyin. Pilot süreç ile öğrenin, büyütün.
İnsanları merkeze alın: Teknoloji ikinci plandadır. Kullanıcılar benimsemezse en iyi platform işe yaramaz.
Ölçün ve optimize edin: BPM bir süreçtir, proje değil. Sürekli ölçün, sürekli iyileştirin.
Esneklik sağlayın: İş değişir, ihtiyaçlar evrimleşir. Platformunuz bu değişime ayak uydurabilmeli.
Teknolojiyi akıllıca seçin: Low-code yetenekleri, güçlü entegrasyonlar, güvenlik - bunlar başarıyı belirler.
BPM yolculuğunuzda bu zorlukları bilmek, hazırlıklı olmak ve doğru stratejilerle ilerlemek başarı şansınızı önemli ölçüde artırır. Zorluklar engeldir ama aşılamaz değil. Doğru yaklaşımla her biri fırsata dönüşebilir.
Insights on process automation, product updates, and what's happening at Emakin
Süreç yönetimi, ürün geliştirmeleri ve Emakin'deki güncel gelişmeler
Emakin is a low-code platform that helps businesses quickly design, automate, and manage their business processes effortlessly.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
