-
January 19, 2026
BPM Examples and Applications
Learn more
Doğru BPM yazılımı nasıl seçilir? Low-code yeteneklerinden entegrasyona, güvenlikten TCO analizine - BPM platformu seçiminde dikkat edilmesi gereken kritik faktörleri ve yaygın hataları keşfedin.
BPM yazılımı seçimi, birçok şirketin beklenenden çok daha zorlayıcı bulduğu bir süreçtir. Neden? Çünkü yanlış bir teknoloji yatırımını birkaç yıl içinde düzeltebilirsiniz ama yanlış seçilmiş bir BPM platformu, tüm organizasyonunuzun 5-10 yıl boyunca yaşayacağı bir karar haline gelir.
Piyasada onlarca BPM çözümü var. Kimisi "bulut tabanlı ve kolay" diyor, kimisi "kurumsal ve güçlü". Hangisi doğru? Hangisi sizin için?
Kötü haber: Evrensel olarak "en iyi" BPM platformu diye bir şey yok. İyi haber: İhtiyaçlarınıza en uygun olanı bulmak için net bir yöntem var. Gelin birlikte bakalım.
BPM (Business Process Management) yazılımı, işletmelerin iş süreçlerini tasarlamalarını, otomatikleştirmelerini ve yönetmelerini sağlayan bir platformdur. Tanım basit ama etkisi derin.
Düşünün ki bir fatura onay süreciniz var. Kağıt formlar, manuel imzalar, e-postalar, Excel takibi. Ortalama 7 gün sürüyor ve sürecin neresinde olduğunu kimse bilmiyor. BPM platformuyla aynı süreci dijitalleştirdiğinizde her şey değişir: Form doldurulur, sistem otomatik yönlendirir, ilgili kişiler onaylar, ERP'ye entegre olur. Sonuç? Sadece 7 günden 2 saate inmez, aynı zamanda her adım görünür hale gelir, darboğazlar tespit edilir ve sürekli iyileştirme mümkün olur.
BPM ne demek gerçekte? İş Süreçleri Yönetimi. Ama bu sadece süreçleri otomatikleştirmek değil. Organizasyonunuza şeffaflık getirmek, verimliliği artırmak ve sürekli öğrenen bir yapı oluşturmaktır. İş süreci yönetiminin özü döngüseldir: Sürecinizi tanımlayın, dijitalleştirin, ölçün, iyileştirin ve tekrar başlayın. Bu döngü hiç bitmez çünkü işiniz de hiç durmaz.
Doğru BPM yazılımı seçmek için altı temel kriteri değerlendirmeniz gerekiyor. Bunlar göz boyamak için değil, başarınızı doğrudan belirleyen unsurlardır.
Klasik BPM platformlarıyla her küçük değişiklik için IT departmanına gidersiniz, sıraya girersiniz, beklersiniz. İş birimi "bu alanı şuraya taşıyalım" der, IT "iki hafta sürer" diye yanıtlar. Bu model 2026'da artık işlemiyor.
Low-code BPM platformları oyunun kuralını değiştirir. İş birimi süreç sahibi, sürükle-bırak arayüzüyle temel süreçleri kendisi tasarlar. IT geliştiriciler ise gerçekten önemli işlere odaklanır: Karmaşık entegrasyonlar, güvenlik katmanları, performans optimizasyonu. Herkes kendi uzmanlık alanında çalışır, proje hem hızlanır hem de daha kaliteli sonuçlar verir.
Low-code ne demek tam olarak? Az kodla çok iş yapmak. Ama bu hiç kod yazmamak anlamına gelmez. Basit süreçler için kod yazmadan ilerlersiniz, karmaşık iş kuralları için gerektiğinde kodu devreye sokarsınız. En iyi BPM platformları bu dengede ustadır: Görsel araçlar kullanımı kolay tutar, özelleştirme ihtiyacı olduğunda kod yazma kapılarını ardına kadar açar.
Gerçek dünyadan örnek: Bir finans kurumu fatura onay sürecini IT departmanına sipariş verdi ve altı ay bekledi. Sonra low-code destekli bir BPM platformu aldılar ve finans ekibi kendisi iki haftada aynı süreci kurdu. IT ekibi sadece ERP entegrasyonunu halletti. Toplam geçen süre bir aydı ama asıl kazanım başkaydı: Finans ekibi artık sürecin sahibiydi ve değişiklikleri anında yapabiliyordu.
BPMN (Business Process Model and Notation) iş süreçlerini görselleştirmek için yaygın kullanılan bir standarttır. Birçok BPM platformu BPMN benzeri notasyonlar kullanır çünkü süreç adımlarını, koşulları ve akışları görsel olarak ifade etmek hem iş birimlerinin hem de IT ekiplerinin ortak bir dil konuşmasını sağlar.
Ama asıl önemli olan notasyonun ne olduğu değil, süreç tasarımı arayüzünün gerçekten kullanıcı dostu olup olmadığıdır. Teknik bilgisi olmayan bir süreç sahibi sürükle-bırak ile sürecini tasarlayabilmeli, koşulları anlayabilmeli, değişiklikleri test edebilmeli. Aksi halde sadece IT departmanı kullanır, iş birimleri dışarıda kalır ve tüm "dijitalleşme" çabası yarım kalır.
İyi bir BPM platformunda süreç tasarımcısı şöyle çalışır: Görsel olarak adımları eklersiniz, koşulları tanımlarsınız, paralel yollar kurarsınız, hataları simülasyon ile test edersiniz. Kötü bir platformda ise XML dosyaları düzenler, komut satırından deploy eder, anlaşılmaz hata mesajlarıyla boğuşursunuz. Hangisini tercih edersiniz?
BPM platformu izole bir ada olamaz. CRM'inizle konuşması, ERP'nize veri göndermesi, e-posta sisteminizi tetiklemesi, İK yazılımınızdan bilgi alması gerekir. Modern iş dünyasında hiçbir sistem tek başına yaşayamaz.
REST API desteği artık minimum gereksinimdir çünkü neredeyse her modern sistem REST üzerinden iletişim kurar. Ama yeterli mi? Hayır. Webhook desteği de olmazsa olmaz. Dış bir sistemde kritik bir olay olduğunda (yeni müşteri kaydı, ödeme bildirimi, belge onayı), BPM platformunuz anında harekete geçebilmeli. Sürekli "kontrol et, bir şey var mı?" diye sorgulamak hem verimsiz hem maliyetli.
Gerçek hayattan bir durum: Bir sigorta şirketi hasar süreçlerini BPM ile dijitalleştirdi. Müşteri mobil uygulamadan fotoğraf yüklediğinde sürecin otomatik başlamasını beklediler. Ama platform webhook desteklemediği için çalışanlar her sabah sisteme girip yeni hasar fotoğraflarını manuel kontrol ediyordu. Sonuç? Müşteri memnuniyetsizliği ve işlemlerde gecikme.
Entegrasyonların büyük kısmı standarttır: E-posta gönderme, veritabanı sorgulama, dosya işleme. Platform bunları kolaylaştırmalı. Ama her işin özeli de vardır ve bazen custom entegrasyonlara ihtiyaç duyarsınız. İyi bir BPM platformu bu esnekliği sağlar: Standartları hazır sunar, özel durumlar için kapıları açık tutar.
SaaS (bulut), on-premise (kendi sunucunuz) ya da hibrit? Bu karar organizasyonunuzun önceliklerine bağlıdır ve her yaklaşımın kendine göre avantaj ve dezavantajları vardır.
SaaS'ın avantajları cazip: Dakikalar içinde başlarsınız, sunucu yönetimiyle uğraşmazsınız, güncellemeler otomatik gelir, başlangıç maliyeti düşüktür. Ama veri kontrolü kısıtlıdır ve bazı sektörlerde kritik verileri bulutta tutmak mümkün olmayabilir.
On-premise ise farklı bir profil çizer: Veri tamamen sizin kontrolünüzde, özelleştirme sınırsız, uyumluluk denetimlerinde avantajlısınız. Ama yüksek başlangıç maliyeti, sunucu bakımı, güvenlik güncellemeleri gibi sorumluluklar IT ekibinize yüklenir.
Hangi yaklaşım doğru? Şirketinizin ihtiyacına göre değişir. Bazı organizasyonlar için tam SaaS ideal, bazıları için sadece on-premise kabul edilebilir, bazıları için hibrit bir model en mantıklısı. Esnek kurulum seçenekleri sunan platformlar, başlangıçta bir yöntemle başlayıp ihtiyaç değiştikçe diğerine geçme esnekliği tanır. Önemli olan platformun bu esnekliği desteklemesidir.
BPM platformunuz kritik iş süreçlerinizi çalıştıracak. Müşteri bilgileri, finansal kayıtlar, ticari sırlar - hepsi orada. Güvenlik ve uyumluluk lüksten ziyade önkoşuldur.
Rol bazlı erişim kontrolü (RBAC) olmadan güvenlikten bahsedemezsiniz. Departman yöneticisi sadece kendi ekibinin süreçlerini görmeli, operasyon müdürü daha geniş bir bakışa sahip olmalı, genel müdür ise organizasyonun tamamını izlemeli. Platform bu katmanlı yapıyı doğal olarak desteklemiyorsa, ciddi güvenlik açıkları doğar.
Denetim kayıtları (audit logs) özellikle düzenlenmiş sektörlerde hayati önem taşır. Kim ne zaman hangi kararı verdi? Bir belge nasıl değişti? Süreç hangi adımda ne kadar bekledi? Sektörel düzenleyiciler (bankacılıkta BDDK, ilaçta Sağlık Bakanlığı, kamuda Sayıştay) bu kayıtları düzenli olarak talep eder. Platform hazır değilse, uyumluluk denetimlerinde büyük sıkıntı yaşarsınız.
Veri şifreleme hem rest (veritabanında dururken) hem transit (ağda taşınırken) aşamalarında olmalı. ISO 27001 gibi sertifikalar da platformun ciddiyetini gösterir çünkü bu sertifikaları almak kolay değildir ve düzenli denetimler gerektirir.
KVKK ve GDPR uyumluluğu artık opsiyonel değil, zorunlu. Kişisel veri işliyorsanız (işe alım süreçleri, müşteri kayıtları, çalışan bilgileri), platform bu yasal gereksinimleri karşılamalı. Güvenlik ve uyumluluğa yatırım yapmayan BPM platformları uzun vadede büyük riskler taşır.
Süreçleri dijitalleştirip hiç ölçmezseniz, sadece kağıdı ekrana taşımış olursunuz. BPM çözümlerinin neden başarısız olduğunu araştıran çalışmalar gösteriyor ki ana neden budur: Kimse süreçleri ölçmüyor, dolayısıyla iyileştirme de olmuyor.
İyi bir BPM platformu temel metrikleri hazır sunar: Ortalama tamamlanma süresi, darboğaz analizi, kullanıcı performansı, SLA uyumu. Ama asıl önemli olan dashboard'ların gerçek zamanlı olmasıdır. Dünün rakamlarını bugün görmek bir önceki sezonun hava durumunu öğrenmek gibidir - ilginç ama işe yaramaz.
Şu anda kaç açık talep var? Hangi süreçler kritik eşiği aşmak üzere? Hangi kullanıcılarda iş yığılması var? Bu soruları anlık cevaplayabilmelisiniz. Ayrıca hazır raporlar hiçbir zaman yeterli olmaz çünkü her sektörün, her şirketin kendine özgü metrikleri vardır. Platform size SQL sorguları, API çağrıları ya da görsel araçlarla özel raporlar oluşturma imkanı vermiyorsa, kısa sürede kısıtlarına takılırsınız.
Genel amaçlı bir BPM platformu her sektöre uyabilir mi? Teoride evet ama pratikte özelleştirme şarttır. Her sektörün kendine has zorlukları, düzenlemeleri ve beklentileri vardır.
Finans sektöründe BPM platformunun karşılaması gereken gereksinimler katıdır. KYC (Know Your Customer) ve AML (Anti-Money Laundering) prosedürleri dijitalleştirilmeli, dört göz prensibi (kritik işlemlerde iki ayrı onay) sistem tarafından garanti edilmeli, her işlem detaylı kayıt altına alınmalıdır.
Kredi başvuru sürecini düşünün: Müşteri başvurur, sistem otomatik risk skoru hesaplar, belirli limitin altındaysa otomatik onaylanır, üstündeyse insan değerlendirmesine gider, sonuç müşteriye bildirilir. Tüm bu adımlar hem hızlı hem de tam kontrolle işlemeli. Eski yöntemde haftalar süren bir süreç, BPM ile saatlere iner ama kontrol hiç azalmaz, aksine artar.
Sigorta sektörü önceden belirlenmiş adımlarla yürüyen süreçlerden çok, duruma göre şekillenen vakalarla çalışır. Her hasar dosyası farklıdır: Kimisinde eksper raporu yeterli, kimisinde avukat görüşü gerekir, kimisinde poliçe şartları tartışılır.
Bu esneklik standart BPM süreçleriyle sağlanamaz. Adaptive Case Management (ACM) gerekir. Platform hem yapılandırılmış süreçleri (poliçe satış) hem de esnek vakaları (hasar yönetimi) destekliyorsa, sigorta şirketleri için ideal bir çözüm sunar.
Üretim sektöründe süreçler uzun ve çok katmanlıdır. Satın alma talebinden üretime, kalite kontrolünden sevkiyata kadar onlarca adım vardır. Bu süreçlerin her biri ERP sisteminde veriler üretir ve tüketir.
BPM platformunuz SAP, Oracle, Netsis gibi ERP sistemleriyle sorunsuz entegre olmuyorsa, çalışanlar aynı veriyi iki yere girmeye devam eder. Bu durumda dijitalleşmenin anlamı kalmaz çünkü manuel iş yükü azalmaz, sadece başka bir sisteme taşınır.
İlaç sektöründe süreçler sadece hızlı ve verimli değil, aynı zamanda doğrulanabilir ve denetlenebilir olmalıdır. FDA ve EMA gibi otoriteler katı gereksinimler koyar. BPM platformu 21 CFR Part 11 gibi standartları desteklemiyorsa, ilaç şirketleri için uygun değildir.
Elektronik imza desteği de kritiktir. Kağıt imzalar hâlâ sürece dahilse, dijitalleşme yarım kalmıştır. Platform yasal geçerliliği olan e-imza altyapısını sunmalı ya da mevcut e-imza sistemleriyle entegre olmalıdır.
Kriterleri bilmek yeterli değil. Bu kriterleri nasıl sistematik şekilde değerlendireceğinizi anlamanız gerekir.
Hangi süreçleri dijitalleştireceksiniz? Rastgele değil, stratejik olarak seçin. İlk üç süreç hızlı kazanım sağlamalı ki momentum oluşsun. Orta vadede dijitalleştirilecek süreçler daha karmaşık olabilir. Uzun vadeli hedefleriniz ise vizyonunuzu şekillendirir.
Her süreç için sorun: Kaç kişi kullanacak? Hangi sistemlerle entegre olacak? Mobil erişim kritik mi? Düzenleyici gereksinimler var mı? Bu cevaplar platform seçim kriterlerinizi netleştirir.
Demo izlemek güzel ama yeterli değil. Satıcılar kendi senaryolarını gösterir, her şey mükemmel çalışır. Siz kendi sürecinizi test etmelisiniz.
Proof of Concept (POC) şöyle yapılır: Gerçek bir süreç seçin (basit ama temsili olsun), satıcıdan platformda kurmasını isteyin, ekibinize kullandırın, geri bildirim toplayın. POC'de aramanız gerekenler: Süreci kurmak ne kadar sürdü? IT ne kadar dahil oldu? Kullanıcılar zorlandı mı? Entegrasyonlar çalıştı mı? Bu sorular teorik cevaplardan çok daha değerli bilgiler verir.
Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) sadece lisans fiyatı değildir. Başlangıç maliyetleri (lisans, kurulum, eğitim), yıllık maliyetler (destek, sunucu, güncelleme) ve gizli maliyetleri (özelleştirme, danışmanlık, ek modüller) toplamalısınız.
Örnek: Platform A yıllık 10,000 USD lisans istiyor, Platform B 15,000 USD. A daha ucuz gibi görünüyor ama özelleştirme ve konfigürasyon işleri karmaşık. Bir süreç özelleştirmesi için danışman desteği gerekiyor ve 10 gün sürüyor (günlük 800 USD danışman ücreti = 8,000 USD). Yılda ortalama 3 özelleştirme yaptığınızı varsayalım: 24,000 USD danışmanlık maliyeti.
Platform B'de ise low-code yetenekleri sayesinde aynı özelleştirme 2 günde bitiyor (2 x 800 USD = 1,600 USD). Basit değişiklikleri iş biriminiz kendisi yapabiliyor, bu nedenle yıllık ortalama 2 özelleştirme için danışman çağırıyorsunuz: 3,200 USD danışmanlık maliyeti.
Gerçek TCO:
Hangi platform gerçekten daha uygun maliyetli?
Satıcının verdiği referanslar tabii ki olumlu olacak. Kendi sektörünüzden platform kullanan şirketleri LinkedIn üzerinden bulun ve özel mesajla görüşme talep edin.
Kritik sorular: Neleri beğendiniz? Hangi zorluklarla karşılaştınız? Tekrar seçme şansınız olsa aynı platformu alır mıydınız? Destek kalitesi nasıl? Güncellemeler sorun çıkarıyor mu? Özellikle memnuniyetsizlikler önemlidir çünkü her platformun benzer sorunları vardır: Yavaş destek, eksik dokümantasyon, upgrade sıkıntıları. Bunları önceden bilmek sürprizleri azaltır.
En ucuz BPM platformu genellikle en pahalı olanıdır. Neden? Çünkü özellikler eksik, özelleştirme pahalı danışmanlık gerektirir, destek yavaş ve yetersizdir. Sonunda dışarıdan hizmet alımına ödediğiniz para lisans maliyetini geçer.
"Bu platform hem BPM hem CRM hem ERP hem muhasebe yapıyor!" cazip gelir ama tehlikelidir. Çünkü hiçbirini gerçekten iyi yapmıyordur. Özelleşmiş sistemlerle iyi entegre olan, odaklanmış bir BPM platformu, her şeyi yapmaya çalışan ama hiçbirinde mükemmel olmayan platformdan daha değerlidir.
"Low-code var, IT'ye gerek yok" diye düşünmek büyük bir hata. Entegrasyonlar, güvenlik, altyapı - bunlar IT işidir. Doğru yaklaşım şudur: İş birimleri süreç tasarlar, IT teknolojiyi güçlendirir. İş birliği olmadan başarı gelmez.
En iyi BPM platformu bile kullanıcılar benimsemezse başarısız olur. Erken geri bildirimler alın, kapsamlı eğitim verin, hızlı kazanımları gösterin. İnsanlar "eski yöntem daha kolaydı" demesin diye ilk haftadan itibaren somut iyileştirmeleri vurgulayın.
BPM platformu seçmek sadece yazılım satın almak değildir. Organizasyonunuzun önümüzdeki yıllarda nasıl çalışacağını belirleyen stratejik bir karardır.
Emakin gibi kurumsal ihtiyaçları karşılarken low-code esnekliği sunan platformlar, bu dengeyi en iyi şekilde sağlar. Sözleşme yönetiminden satın alma süreçlerine, finans operasyonlarından üretim kontrolüne - doğru BPM platformu her sektörde dönüşümü mümkün kılar.
Doğru seçim için hatırlayın: İhtiyaçlarınızı net tanımlayın, en az üç platform değerlendirin, POC yapın, TCO'yu tam hesaplayın, referanslarla konuşun ve pilot ile başlayıp yaygınlaştırın.
Platformun özellikleri kadar, o platformla ne yapacağınız önemlidir. En basit BPM bile doğru kullanılırsa muazzam değer yaratır. En gelişmiş platform bile yanlış uygulanırsa para kaybına dönüşür.
Şimdi sıra sizde: Hangi süreciniz dijitalleşmeyi en çok hak ediyor?
Insights on process automation, product updates, and what's happening at Emakin
Süreç yönetimi, ürün geliştirmeleri ve Emakin'deki güncel gelişmeler
Emakin is a low-code platform that helps businesses quickly design, automate, and manage their business processes effortlessly.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
