Gölge IT Riski: Şirketinizde Kontrol Dışı Kaç Uygulama Çalışıyor?

Şirketinizin her departmanında çalışanlar belki de şu anda kendi süreçlerini tasarlıyor, verileri taşıyor ve iş akışlarını yönlendiriyor. IT ekibinizin bilgisi dışında. İyi niyetle başlıyor her şey: "sadece bu küçük işi halletmem gerek" diye. No-code bir platform deneniyor, bir form oluşturuluyor, bir süreç çalışmaya başlıyor. Sonuç? Kontrol dışı bir dijital ekosistem ve gölge IT.

Gölge IT, kuruluşların bilgi teknolojileri ekiplerinin radarında olmayan, bu yüzden de tanımlanamayan ve yönetilemeyen sistemler demektir. Çalışanlar verimliliği artırmak için BT departmanının onayı dışında araç, yazılım ve hizmetler kullandıklarında ortaya çıkar. Bu durum özellikle no-code ve low-code platformların yaygınlaşmasıyla birlikte yeni bir boyut kazandı.

No-Code ve Low-Code Arasındaki Fark Neden Önemli?

Low-code ve no-code platformlar arasındaki farkı anlamak, gölge IT riskini yönetmenin ilk adımıdır. Her ikisi de süreç otomasyonu ve uygulama geliştirmeyi demokratikleştiriyor ancak farklı risk profilleri taşıyor.

No-code platformlar, hiçbir kodlama bilgisi gerektirmeden sürükle-bırak arayüzleriyle herkesin uygulama geliştirebilmesini sağlar. Pazarlama ekibi bir form oluşturur, satış ekibi müşteri takip süreci kurar, İK ekibi işe alım sürecini dijitalleştirir. Hepsi IT'den bağımsız, hepsi hızlı, hepsi potansiyel risk.

Low-code platformlar ise temel kodlama bilgisi gerektirir ve daha karmaşık iş mantıklarını destekler. İş kullanıcıları ve IT ekipleri arasında bir köprü görevi görür. Daha kontrollü bir yaklaşım sunar çünkü teknik bir gözetim seviyesi vardır.

Peki asıl sorun nedir? No-code'un erişilebilirliği, gölge IT'nin en hızlı büyüme alanı haline geliyor. Josys'in 2024 verilerine göre şirketlerde kullanılan uygulamaların yarısı BT departmanının bilgisi dışında çalışıyor ve Fortune 1000 şirketlerinde çalışanların önemli bir kısmı onaylanmamış SaaS uygulamaları kullanıyor.

Gölge IT'nin Görünmeyen Maliyetleri

Gölge IT'nin yol açtığı sorunlar sadece güvenlik açıklarıyla sınırlı değil. Şirketiniz farkında olmadan şu risklerle karşı karşıya kalabilir:

Veri güvenliği açıkları: Çalışanlar hassas müşteri verilerini üçüncü taraf no-code platformlarına yüklediğinde, bu verilerin nasıl saklandığını, kimin erişebildiğini veya hangi regülasyonlara tabi olduğunu bilemezsiniz. KVKK ve GDPR gibi veri koruma düzenlemelerine uyumsuzluk sadece ceza değil, itibar kaybı da getirir.

Tekrarlayan yatırımlar: IT departmanı kurumsal bir BPM platformu için yatırım yaparken, pazarlama kendi workflow automation aracını, satış kendi süreç otomasyon aracını kullanıyorsa, şirket aynı ihtiyaç için üç kez ödeme yapıyor demektir.

Veri siloları ve kayıp: Her departman kendi araçlarını kullandığında veriler parçalanır. Müşteri bir satış sürecinde ilerlerken verileri bir no-code formunda, onay süreci başka bir platformda, son aşama kurumsal sistemde işlenir. Veriler kaybolur, takip edilemez hale gelir.

Uyumluluk riskleri: Finans, sağlık veya kamu sektöründe çalışıyorsanız, yetkisiz platformlar üzerinden veri işlemek ciddi düzenleyici sorunlara yol açabilir. Bir çalışanın "pratik" bulduğu araç, şirketinizi regülasyon ihlaliyle karşı karşıya bırakabilir.

Low-Code BPM: Gölge IT'ye Kurumsal Alternatif

Gölge IT sorununun kaynağı çoğunlukla ihtiyaçtır. Çalışanlar verimsiz süreçleri düzeltmek için hızlı çözümler ararken, IT ekipleri aylarca süren geleneksel yazılım geliştirme projeleriyle boğuşur. No-code bu boşluğu doldurur ancak kontrol kaybı yaratır.

Peki çözüm nedir? Low-code BPM platformları hem hız hem de kontrol sunar. İş kullanıcıları basit süreçleri kendileri tasarlayabilir ancak IT ekibi yönetimi, güvenliği ve entegrasyonu kontrol altında tutar.

Modern bir low-code BPM platformu ile:

• Çalışanlar sürükle-bırak arayüzüyle form ve iş akışı oluşturabilir
• IT ekibi merkezi yönetim, rol tabanlı erişim ve denetim izlerini korur
• Veriler kurumsal sistemlerle entegre çalışır, silolaşma oluşmaz
• On-premise, bulut veya hibrit dağıtım seçenekleriyle veri kontrolü elinizde kalır
• KVKK ve GDPR uyumluluğu merkezi politikalarla sağlanır

Geleneksel BPM platformları karmaşık ve yavaş, no-code araçlar hızlı ama riskli. Low-code BPM, bu iki dünyanın arasındaki dengeyi kurar.

Gölge IT'yi Önlemek İçin Yapılması Gerekenler

Gölge IT'yi tamamen engellemek mümkün değil ve doğru da değil. Asıl hedef, çalışanların ihtiyaçlarını karşılarken kontrol ve güvenliği sağlamaktır.

Çalışanlara doğru araçları sunun: IT onayı gerektiren ancak kullanımı kolay, low-code platformlar sağlayın. Çalışanlar yetkisiz araçlara yöneliyorsa, muhtemelen kurumsal araçlar ihtiyaçlarını karşılamıyor demektir.

Şeffaflık ve eğitim: Çalışanlara gölge IT'nin risklerini anlatın. Veri güvenliği, uyumluluk ve kurumsal standartlar konusunda farkındalık yaratın. Çoğu çalışan kötü niyetli değil, sadece işini kolaylaştırmaya çalışıyor.

Merkezi yönetim ve denetim: BPM platformunuz üzerinden tüm süreçleri, kullanıcıları ve veri akışlarını izleyin. Hangi süreçlerin kimler tarafından kullanıldığını, verilerin nereye aktığını görebilmek kritik. Vaka yönetimi özellikleri sayesinde karmaşık, istisnai durumları da takip edebilirsiniz.

İş ve IT'yi bir araya getirin: Low-code BPM, iş birimlerinin kendi süreçlerini tasarlamasına izin verirken IT'nin güvenlik, entegrasyon ve yönetişim sorumluluğunu sürdürmesini sağlar. Bu yaklaşım hem çevikliği hem de kontrolü korur.

Deployment esnekliği: Hassas veriler için on-premise, hızlı dağıtım için bulut, her ikisi için hibrit seçenekler sunun. Modern low-code platformlar, veri egemenliği ve güvenlik gereksinimlerini karşılarken hızdan ödün vermez.

Sonuç: İyi Niyet Yetmez, Doğru Platform Gerekir

No-code ve low-code araçlar dijital dönüşümü hızlandırıyor ancak kontrol edilmediğinde gölge IT riski yaratıyor. Çalışanlarınız verimsiz süreçleri düzeltmek için yetkisiz araçlar kullanıyorsa, sorun onlar değil, kurumsal araçlarınızın yetersizliğidir.

Low-code BPM platformları, hem iş kullanıcılarının çevikliğe olan ihtiyacını hem de IT ekiplerinin kontrol ve güvenlik gereksinimlerini karşılar. Gölge IT'yi yasaklamak yerine, onu yönetilebilir, güvenli ve kurumsal standartlara uygun hale getirmek mümkündür.

Süreç yönetimi ve workflow automation ihtiyaçlarınız için doğru platform seçimi, gölge IT riskini ortadan kaldırmanın en etkili yoludur.