-
January 12, 2026
HR Process Automation: A Digital Transformation Framework
Learn more
BPM (İş Süreçleri Yönetimi), işletmelerin iş süreçlerini sistematik olarak yönetmesini, optimize etmesini ve otomatikleştirmesini sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır.
BPM (Business Process Management), işletmelerin iş süreçlerini sistematik olarak yönetmesini, optimize etmesini ve otomatikleştirmesini sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır. Türkçe karşılığı "İş Süreçleri Yönetimi" olan BPM, şirketlerin daha verimli çalışmasını ve müşteri memnuniyetini artırmasını hedefler.
Modern işletmeler günlük operasyonlarında yüzlerce farklı süreçle karşı karşıya kalır: satın alma onayları, müşteri talepleri, personel işlemleri, sözleşme yönetimi... Bu süreçlerin kontrolsüz ilerlemesi zaman kaybına, hatalara ve maliyet artışına yol açar. İşte tam bu noktada BPM devreye girer.
BPM sadece bir yazılım değil, aynı zamanda bir iş yapma felsefesidir. İş süreçlerinizi görselleştirmenize, ölçmenize ve sürekli iyileştirmenize olanak tanır.
BPM ile şirketinizdeki tüm iş akışları şeffaf hale gelir. Hangi sürecin nerede takıldığını, kimlerin ne kadar sürede işlem yaptığını anlık olarak görebilirsiniz. Bir satın alma talebinin onay sürecinde mi beklediği, yoksa tedarikçiye mi gönderildiği artık tahmin işi olmaktan çıkar.
Tekrar eden, kurallara dayalı işlemleri otomatikleştirmek BPM'in en güçlü yanlarından biridir. E-posta ile gelen faturaların otomatik kaydedilmesi, belirli tutarın altındaki harcamaların direkt onaylanması, sözleşme yenileme tarihlerinde otomatik hatırlatma gönderilmesi gibi işlemler manuel müdahale gerektirmez.
İş süreçleri yönetimi statik değildir. BPM sistemleri performans verilerini toplar ve hangi adımların darboğaz oluşturduğunu gösterir. Kiltoprak gibi şirketler, süreçlerini BPM ile analiz ederek verimliliği önemli ölçüde artırmıştır.
İş süreçleri yönetimi döngüsel bir yaklaşım izler. Bu döngü beş temel aşamadan oluşur:
İlk adım mevcut süreçlerinizi haritalamaktır. Satın alma süreciniz nasıl işliyor? Hangi adımlar var? Kimler dahil? Onay mekanizması nasıl çalışıyor? Süreç akış diyagramları ile bu sorulara net cevaplar verirsiniz.
Modern BPM platformları görsel tasarım araçları sunar. Teknik bilgiye gerek kalmadan sürükle-bırak mantığıyla süreçlerinizi modelleyebilirsiniz.
Tasarladığınız süreci gerçek ortama geçmeden önce test etmek kritik önem taşır. BPM yazılımları simülasyon özellikleri sayesinde "ya bu onay adımını kaldırsak ne olur?" gibi senaryoları denemek için güvenli bir ortam sağlar.
Test aşamasından başarıyla geçen süreç artık gerçek operasyonlarda kullanılmaya hazırdır. İş süreçleri yönetimi platformları sayesinde yeni süreç devreye alınır ve ilgili ekiplere bildirim gönderilir.
Süreç canlıya geçtikten sonra performansını izlemek gerekir. Ortalama tamamlanma süresi nedir? Hangi aşamada en çok gecikme yaşanıyor? Hata oranı ne kadar? BPM sistemleri bu metrikleri otomatik olarak toplar ve raporlar.
Toplanan verilere dayanarak süreçte iyileştirmeler yapılır. Belki gereksiz bir onay adımı vardır. Belki iki sıralı işlem paralel yapılabilir. Ya da belirli koşullarda otomasyonla hızlandırılabilir.
İş süreçleri yönetimi doğru uygulandığında somut sonuçlar üretir.
Manuel, kağıt bazlı süreçler dijitalleştiğinde işlem süreleri dramatik olarak kısalır. Bir satın alma talebinin 2-3 günde tamamlandığı süreç, BPM ile birkaç saate iner. E-posta trafiği azalır, belgeler kaybolmaz, takip kolaylaşır.
Zaman tasarrufu direkt maliyet tasarrufuna dönüşür. Aynı personel kaynağıyla daha fazla iş yapılabilir. Hatalar azaldığı için düzeltme maliyetleri düşer. Gereksiz bekleme süreleri ortadan kalkar.
Özellikle finans ve sağlık gibi düzenlemelerin yoğun olduğu sektörlerde, süreç uyumluluğu hayati önem taşır. BPM her adımı kayıt altına aldığı için denetim süreçleri kolaylaşır. Kim, ne zaman, hangi kararı verdi? Tüm bunlar sisteme kaydedilir.
Daha hızlı süreçler müşteri memnuniyetini artırır. Müşteri talebine bir gün içinde cevap vermek yerine birkaç saat içinde dönüş yapmak fark yaratır. Siparişler daha hızlı karşılanır, şikayetler daha çabuk çözülür.
Her iş süreci BPM'e uygun olmayabilir. İdeal BPM adayı süreçler şu özellikleri taşır:
Tekrarlayan süreçler: Günde, haftada veya ayda defalarca tekrarlanan işlemler otomasyon için uygundur. Fatura onayı, izin talebi, sözleşme yenileme gibi.
Kurallara dayalı süreçler: Net karar kriterleri olan süreçler kolayca otomatikleştirilir. "10.000 TL altı harcamalar müdür onayı, üstü genel müdür onayı" gibi.
Birden fazla kişi/departman içeren süreçler: Koordinasyon gerektiren süreçlerde BPM büyük fayda sağlar. Satın alma sürecinde talep eden, onaylayan, tedarikçi, muhasebe gibi birçok taraf vardır.
Ölçülebilir sonuçları olan süreçler: Performansı sayısal olarak izlenebilen süreçler sürekli iyileştirme için uygundur.
İş süreçleri yönetiminin soyut kaldığı bir konu olduğunu düşünenler için somut örnekler verelim.
Geleneksel yöntemde bir çalışan satın alma talebi için form doldurup yöneticisine e-posta atar. Yönetici tatilde veya yoğunsa e-posta kaybolabilir. Onaylandıktan sonra satın alma departmanına iletilmesi gerekir. Bu aşamada belge kaybolması, yanlış kişiye gitmesi sık yaşanan sorunlardır.
İş süreçleri yönetimi ile aynı süreç şöyle işler: Çalışan dijital form doldurur. Sistem otomatik olarak bütçe sorumlusuna bildirim gönderir. Onay verildiğinde doğrudan satın alma departmanının görev listesine düşer. Her adım kayıt altındadır. Ortalama süre 3 günden 4 saate iner.
İnsan kaynakları departmanlarının en yoğun olduğu süreçlerden biri izin talepleridir. Kağıt form, müdür imzası, İK'ya teslim, yıllık izin bakiyesi kontrolü... Her adım manuel yapılıyorsa hem zaman kaybı hem de hata riski yüksektir.
Modern iş süreçleri yönetimi platformlarında çalışan izin talebini mobil uygulamadan gönderir. Sistem otomatik olarak kalan izin hakkını gösterir. Yönetici anlık bildirim alır ve onaylar. İK departmanı tüm kayıtları merkezî sistemde görür. Raporlama otomatik yapılır.
Hukuk departmanlarının başını ağrıtan konulardan biri sözleşme takibidir. Hangi sözleşme hangi aşamada? Son versiyon hangisi? Kimler onayladı? Yenileme tarihi yaklaşıyor mu?
İş süreçleri yönetimi bu soruları ortadan kaldırır. Sözleşme yüklenir, ilgili departmanlara sırayla gider (hukuk, mali, üst yönetim), her onay sistemde kayda geçer. Yenileme tarihinden 30 gün önce otomatik hatırlatma gelir.
Piyasada onlarca iş süreçleri yönetimi çözümü var. Doğru platformu seçmek projenizin başarısını doğrudan etkiler.
En önemli kriter kullanım kolaylığıdır. Karmaşık, sadece IT uzmanlarının anlayabileceği bir platform benimsenme oranını düşürür. İş süreçlerini en iyi bilenler süreç sahipleridir - muhasebe müdürü, satın alma şefi, İK uzmanı.
Görsel süreç tasarım araçları sayesinde iş analistleri kod yazmadan süreç oluşturabilmeli. Sürükle-bırak mantığıyla form tasarlayabilmeli, onay akışlarını çizebilmeli, otomasyon kuralları ekleyebilmelidir.
Low-code yaklaşımı BPM projelerini hızlandırır. Aylar süren geliştirme süreçleri haftalar hatta günlere iner. Değişiklik yapması kolaydır. İş gereksinimleri değiştiğinde hemen adapte olabilirsiniz.
Hiçbir sistem bir adada yaşamaz. İş süreçleri yönetimi platformunuz mevcut sistemlerinizle sorunsuz entegre olmalı.
ERP sisteminizden müşteri bilgilerini çekebilmeli misiniz? CRM'e otomatik veri gönderebiliyor musunuz? E-posta entegrasyonu var mı? Belge yönetim sisteminizle konuşabiliyor mu?
API desteği, web servisleri, hazır konektörler entegrasyon sürecini kolaylaştırır. Aksi takdirde veri manuel girilir, bu da hata oranını artırır ve verimliliği düşürür.
Yöneticileriniz ofiste değilken önemli bir onay bekliyor olabilir. Onaylar için ofise dönme zorunluluğu modern iş dünyasında kabul edilebilir değil.
Mobil uygulama kritik bir özelliktir. İOS ve Android desteği olmalı. Anlık bildirimler (push notification) gelmeli. Yönetici taksideyken bile telefonundan onay verebilmeli.
Mobil erişim sadece yöneticiler için değil, saha çalışanları için de önemlidir. Teknisyen müşteri ziyaretinde hizmet formu doldurabilmeli, fotoğraf yükleyebilmeli, onay alabilmelidir.
"Ölçemediğin şeyi yönetemezsin" sözü iş süreçleri yönetimi için de geçerlidir. Performans metrikleri takibi olmadan iyileştirme yapmanız mümkün değil.
Hangi süreçler en uzun sürüyor? Hangi aşamada darboğaz var? Hangi kullanıcılar en çok işlem yapıyor? Haftalık, aylık trendler nasıl?
İyi bir platform hazır raporlar sunmalı. Ama aynı zamanda özel raporlar oluşturabilmelisiniz. Verilerinizi Excel'e aktarabilmeli, grafik ve dashboard oluşturabilmelisiniz.
Bugün 50 kullanıcınız var, 5 yıl sonra 500 olabilir. Başlangıçta 3 süreciniz varken zamanla 30'a çıkabilir. Platform bu büyümeye hazır olmalı.
Bulut tabanlı (cloud) çözümler ölçeklenebilirlik açısından avantajlıdır. Kullanıcı sayınız arttıkça lisans eklemeniz kolaydır. Sunucu kapasitesi endişesi yaşamazsınız.
Aynı zamanda platform esnek olmalı. Her şirketi aynı kalıba sokmaya çalışan katı sistemlerden kaçının. Süreçleriniz kendine özgüdür, platformunuz bunu desteklemelidir.
İş süreçlerinizde hassas veriler vardır. Çalışan bilgileri, mali veriler, ticari sırlar... Bu verilerin güvenliği tartışılmaz.
Platform ISO 27001 gibi güvenlik sertifikalarına sahip olmalı. Veri şifreleme, yetki yönetimi, denetim kayıtları standart özellikler arasında olmalı. KVKK ve GDPR uyumluluğu sağlanmalıdır.
En iyi yazılım bile destek olmadan başarılı olamaz. Türkiye'de yerel destek alabileceğiniz bir platform tercih edin.
Türkçe dokümantasyon, video eğitimler, canlı destek önemlidir. İlk kurulum aşamasında danışmanlık alabilmek, kullanıcı eğitimleri verilmesi, sorun yaşandığında hızlı çözüm üretilmesi proje başarısını doğrudan etkiler.
Dijital dönüşüm yolculuğunda iş süreçleri yönetimi temel bir yapı taşıdır. Yapay zeka, robotik süreç otomasyonu (RPA), bulut teknolojileri gibi yeni nesil teknolojiler sağlam bir süreç altyapısı üzerinde çalışır.
Süreçlerinizi dijitalleştirmeden yapay zeka entegrasyonu yapmanız mümkün değildir. Önce süreç netliği, sonra otomasyon, ardından akıllı otomasyon gelir. BPM bu yolculuğun ilk ve en kritik adımıdır.
Sıkça sorulan bir soru: BPM ile RPA arasındaki fark nedir? İş süreçleri yönetimi orkestra şefi gibidir - tüm süreci yönetir, koordine eder, izler. RPA ise otomasyon robotu gibidir - belirli tekrarlayan görevleri yapar.
BPM insan-makine-sistem etkileşimlerini yönetir. RPA sadece dijital görevleri otomatikleştirir. İkisi birlikte kullanıldığında güçlü sinerji yaratır.
BPM projesine başlamak için izlemeniz gereken adımlar:
Tüm şirketi bir anda dijitalleştirmeye çalışmayın. En sorunlu veya en sık tekrarlanan bir sürecinizle başlayın. Satın alma, izin talebi, harcama onayı gibi basit ama etkisi yüksek bir süreç seçin.
İlk proje başarılı olduğunda organizasyonda heves oluşur. İnsanlar faydaları görünce diğer süreçleri de dijitalleştirmek isterler. Bu organik büyüme sağlıklıdır.
IT departmanı tek başına iş süreçleri yönetimi projesi yürütemez. Süreç sahiplerinin aktif katılımı şarttır. Muhasebe sürecini dijitalleştiriyorsanız muhasebe müdürü projede olmalı.
Süreç sahipleri gereksinimleri en iyi bilenlerdir. Onların katılımı olmadan tasarlanan süreçler gerçek ihtiyaçları karşılamaz.
İlk projede 6 ay süren dev bir dönüşüm yerine 2-3 haftada tamamlanabilecek hızlı kazanımlar hedefleyin. Erken başarılar üst yönetimin desteğini güçlendirir.
BPM, artık lüks değil zorunluluktur. Rakipleriniz süreçlerini optimize ederken siz manuel yöntemlerle devam ederseniz rekabet gücünüzü kaybedersiniz.
İş süreçleri yönetimi sadece teknoloji değil, bir kültür değişimidir. Süreç odaklı düşünmek, veri bazlı kararlar almak, sürekli iyileştirme zihniyeti edinmek BPM'in getirdiği en değerli kazanımlardır.
Küçük bir adımla başlayın. En sorunlu sürecinizi seçin ve dijitalleştirin. Sonuçları gördükçe diğer süreçlere geçin. Zaman içinde organizasyonunuzun DNA'sına işlemiş bir süreç mükemmelliği kültürü oluşturacaksınız.
Not: Bu yazıda BPM'in temellerini anlattık. İş süreçlerinizi nasıl dijitalleştirebileceğiniz, hangi adımlarla başlamanız gerektiği hakkında daha fazla bilgi için iletişime geçebilirsiniz.
Insights on process automation, product updates, and what's happening at Emakin
Süreç yönetimi, ürün geliştirmeleri ve Emakin'deki güncel gelişmeler
Emakin is a low-code platform that helps businesses quickly design, automate, and manage their business processes effortlessly.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
