-
January 12, 2026
Integrating AI and Machine Learning in BPM Solutions
Learn more
İş akışı, bir işin başından sonuna geçirdiği organize edilmiş adımlar dizisidir. Workflow otomasyonu verimliliği artırır, hataları azaltır.
İş akışı, bir işin başından sonuna kadar geçirdiği adımların, görevlerin ve kararların organize edilmiş dizisidir. İngilizce karşılığı "workflow" olan bu kavram, modern işletmelerde verimliliğin ve koordinasyonun temel taşıdır.
"Workflow ne demek?" diye sorarsanız, cevap basittir: Kimin ne yapacağını, ne zaman yapacağını, hangi sırayla yapacağını tanımlayan yapılandırılmış iş sürecidir. Bir satın alma talebinden müşteri şikayetine, personel işe alımından proje onayına kadar her organizasyonel faaliyet bir iş akışı içerir.
İyi tasarlanmış iş akışları, çalışanların "şimdi ne yapacağım?" sorusunu sormadan, sistemin rehberliğinde ilerlemesini sağlar. Kötü tasarlanmış veya hiç tasarlanmamış akışlar ise kargaşa, gecikme ve hata demektir.
Her iş akışı birkaç temel unsurdan oluşur.
İş akışının yapı taşlarıdır. "Formu doldur", "belgeyi incele", "onay ver", "müşteriye bilgi ver" gibi konkret eylemlerdir.
Her görev bir sorumluya atanır. Görevin ne kadar sürede tamamlanması gerektiği (SLA - Service Level Agreement) tanımlanabilir. Görev tamamlandığında sonraki adıma geçilir.
İş akışı her zaman düz gitmez. Koşullara göre farklı yönlere ayrılır. "Tutar 10.000 TL'den fazla mı?" sorusuna göre onay akışı değişebilir.
"Eğer X ise Y yap, değilse Z yap" mantığıyla çalışır. Bu koşullu akışlar iş akışını esnek yapar. Her durum için farklı rotalar tanımlanabilir.
Birçok iş akışında onay adımları vardır. Harcama onayı, doküman onayı, ürün onayı gibi. Onay veren kişi veya kişiler tanımlıdır.
Onaylar sıralı olabilir (önce müdür, sonra genel müdür) veya paralel olabilir (hem finans hem hukuk aynı anda). Ret edilirse iş akışı geriye döner veya sonlanır.
İş akışında roller birbirine bağlıdır. Bir görev tamamlandığında sonraki sorumlu bilgilendirilmelidir. E-posta, SMS, mobil bildirim gibi yöntemler kullanılır.
SLA süreleri yaklaştığında hatırlatıcılar gider. "Onayınızı bekleyen 3 talep var" gibi bildirimler gecikmeleri önler.
İş akışı boyunca veri taşınır. Formlar doldurulur, belgeler eklenir, yorumlar yazılır. Bu bilgiler akışın her aşamasında gerekli kişilere ulaşır.
Belge versiyonlama önemlidir. Hangi versiyon onaylandı? Kim ne değiştirdi? Geçmiş kayıtlar tutulur.
İş akışları karmaşıklık düzeylerine göre farklılaşır.
En basit tiptir. Görevler sırayla gerçekleşir. A tamamlanır, sonra B başlar, sonra C, sonra D. Doğrusal bir yol izler.
Örnek: İzin talebi → Yönetici onayı → İK kaydı → Tamamlandı. Her adım önceki tamamlanmadan başlamaz.
Bazı görevler aynı anda yapılabilir. Beklemeye gerek yoktur. Zaman tasarrufu sağlar.
Örnek: Sözleşme hazırlandıktan sonra hem mali değerlendirme hem hukuki inceleme aynı anda yapılabilir. İkisi de tamamlandığında son onaya gider.
Karar noktalarına göre farklı yollara ayrılır. Duruma göre değişken rotalar izler.
Örnek: Harcama talebi 5.000 TL'den az ise müdür onaylar, fazla ise genel müdüre gider. Acil talep ise ekspres süreç izler.
Belirli aralıklarla otomatik başlatılır. Periyodik işler için idealdir.
Örnek: Her ay sonu performans raporları otomatik oluşturulur ve yöneticilere gönderilir. Çeyrek sonu tedarikçi değerlendirme anketleri başlatılır.
Etkili workflow tasarımı sistematik bir süreç gerektirir.
İlk adım "as-is" (olduğu gibi) analizi yapmaktır. Bugün iş nasıl yapılıyor? Hangi adımlar var? Kimler dahil?
Çalışanlarla konuşun. Gerçekte nasıl çalıştıklarını öğrenin. Resmi prosedürle gerçek uygulama farklı olabilir. Gerçeği öğrenmek önemlidir.
Mevcut akışta nerede sorun var? Nerede gecikme oluyor? Hangi adımlar gereksiz? Nerede hata yapılıyor?
Çalışanların şikayetlerini dinleyin. "Bu adım çok zaman alıyor", "Bu onay gereksiz", "Aynı bilgiyi 3 kere giriyoruz" gibi geri bildirimler değerlidir.
"To-be" (olması gereken) akışı tasarlayın. Gereksiz adımları çıkarın. Paralel yapılabilecekleri belirleyin. Otomatikleştirilebilecekleri tespit edin.
Görsel süreç tasarım araçları ile akışı modelleyin. Flowchart veya BPMN diyagramı çizin. Ekibe gösterin, geri bildirim alın.
Her adımda kimin ne yapacağını net belirleyin. Belirsizlik verimsizliğin ana nedenidir.
"İlgili departman" gibi belirsiz tanımlar kullanmayın. "Satın Alma Müdürü", "Mali Kontrol Uzmanı" gibi spesifik roller tanımlayın.
Yeni akışı pilot olarak deneyin. Küçük bir ekip veya departmanda başlayın. Sorunları tespit edin, düzeltin.
Geri bildirim toplayın. "Şu adım gereksiz oldu", "Burada ekstra onay eklemek iyi olur" gibi öneriler gelecektir. İyileştirerek devam edin.
Manuel workflow'lar dijitalleştiğinde büyük faydalar görülür.
E-posta trafiği, kağıt formlar, imza toplamak ortadan kalkar. Görevler otomatik ilgili kişiye düşer. Mobil onay ile yöneticiler anında karar verir.
Örnek: Bir şirkette harcama onayı süreci 5 günden 4 saate düştü. Çalışanlar artık avans için günlerce beklemiyor.
Sistem kurallara göre çalışır. "Bu belge unutuldu", "Yanlış kişiye gitti", "Onay atlandı" gibi hatalar minimize olur.
Zorunlu alanlar tanımlanır. Eksik form gönderilmez. Mantık kontrolleri yapılır. "Başlangıç tarihi bitiş tarihinden sonra olamaz" gibi.
"İşim nerede?" sorusu ortadan kalkar. Herkes kendi görevlerini dashboard'dan görür. Yöneticiler tüm akışları takip edebilir.
Tüm işlemler kayıt altına alınır. Kim ne zaman ne yaptı, hangi kararı verdi görülür. Denetim kolaylaşır, uyumsuzluklar önlenir.
Aynı iş her seferinde aynı şekilde yapılır. Kişiye bağımlılık azalır. Ahmet tatilde olsa bile Ayşe aynı süreci işletebilir.
Standart operasyon prosedürleri (SOP) sisteme gömülür. Eğitim ihtiyacı azalır. Yeni çalışan sistemi takip ederek öğrenir.
İş akışı otomasyonu veri toplar. Ortalama tamamlanma süresi nedir? Hangi adımda gecikme oluyor? Hangi onaylar en uzun sürüyor?
Raporlar ve dashboardlar yöneticilere görünürlük sağlar. Veri bazlı kararlar alınır. Sürekli iyileştirme yapılır.
Workflow otomasyonu için çeşitli araçlar vardır.
Kod yazmadan iş akışı tasarlamanızı sağlar. Sürükle-bırak mantığıyla süreç oluşturulur.
IT bağımlılığı azalır. İş ekipleri kendi workflow'larını yönetebilir. Değişiklik yapması kolaydır. İş gereksinimleri değiştiğinde hızla adapte olunur.
Kapsamlı süreç yönetimi sunar. Sadece iş akışı değil, analitik, raporlama, entegrasyon özellikleri vardır.
Kurumsal ölçekli uygulamalar için uygundur. Binlerce kullanıcı, yüzlerce süreç yönetilebilir. Güvenlik, yetkilendirme, denetim özellikleri gelişmiştir.
Proje bazlı iş akışları için idealdir. Görev atamaları, milestone'lar, Gantt şemaları gibi özellikler vardır.
Yazılım geliştirme, pazarlama kampanyaları, etkinlik organizasyonu gibi proje çalışmalarında kullanılır.
Farklı sistemleri birbirine bağlar. Bir sistemde olay olduğunda diğerinde aksiyon tetiklenir.
Örnek: CRM'de yeni müşteri kaydı açıldığında otomatik hoşgeldin e-postası gider, ERP'de hesap açılır, muhasebede fatura şablonu oluşturulur.
Workflow her departmanda farklı şekilde uygulanır.
İK departmanlarının onlarca tekrarlayan süreci vardır:
İşe Alım Akışı: Pozisyon açıldı → İlan yayınlandı → CV'ler toplandı → İlk eleme yapıldı → Mülakat planlandı → İkinci görüşme → Referans kontrolü → Teklif gönderildi → Onboardingl başladı.
İzin Talep Akışı: Çalışan talep etti → Bakiye kontrolü yapıldı → Yönetici onayladı → İK kaydetti → Bordro bilgilendirildi.
Performans Değerlendirme Akışı: Periyot başladı → Hedefler belirlendi → Ara değerlendirme yapıldı → Yıl sonu değerlendirmesi → Yönetici puanı → Çalışan self değerlendirmesi → Kalibrasyon toplantısı → Sonuç bildirildi.
Mali departmanlar approval-yoğun süreçlere sahiptir:
Harcama Onay Akışı: Talep geldi → Bütçe kontrolü yapıldı → Harcama kategorisi belirlendi → İlgili onaylar alındı → Satın almaya iletildi → Ödeme yapıldı → Muhasebe kaydedildi.
Fatura İşleme Akışı: Fatura geldi → OCR ile okundu → Sipariş eşleştirildi → Tutar kontrolü → Onay alındı → Ödeme planlandı → Tedarikçiye gönderildi.
Bütçe Onay Akışı: Departman talebi → Mali analiz → CFO onayı → Genel müdür onayı → Bütçe tahsisi → İlgili ekiplere bildirim.
Müşteri odaklı süreçlerdir:
Lead Nurturing Akışı: Lead geldi → Kategorize edildi → İlk e-posta gönderildi → İlgi gösterdi mi? → Satışa atandı → Demo yapıldı → Teklif sunuldu → Takip edildi → Kazanıldı/kaybedildi.
Kampanya Onay Akışı: Kampanya önerisi → Bütçe hesaplandı → Yaratıcı tasarlandı → Pazarlama müdürü onayı → Yasal onay → Yayına alındı → Performans izlendi.
Mevcut workflow'ları iyileştirmek için pratik öneriler:
Her onay adımı gecikme demektir. "Bu onay gerçekten gerekli mi?" sorusunu sorun.
Risk bazlı yaklaşım kullanın. Düşük riskli işlemler otomatik onaylansın. Yüksek riskli işlemler detaylı incelemeye gitsin.
Sıralı beklemek yerine, paralel gidilebilecek adımları belirleyin. Zaman yarılanabilir.
Örnek: Sözleşme hazırlıkta aynı anda hem hukuki hem mali inceleme yapılabilir. Sıralı gitseydi iki kat sürerdi.
"Aynı bilgiyi neden üç kere giriyorum?" şikayetini ciddiye alın. Entegrasyon veya veri aktarımıyla çözülebilir.
Bir kez girilsin, her yerde kullanılsın prensibi benimsenmelidir.
Yöneticiler seyahatte, toplantıda olabilir. Onaylar için bilgisayara dönmek zorunda kalmamalı.
Mobil uygulama kritiktir. Push notification ile bilgilendirme, tek tık ile onay modern workflow'un gereksinimidir.
Katı, değişmez akışlar sorun çıkarır. İstisnalar için esneklik olmalı.
"Bu durumda akışı atlayabilir miyiz?", "Acil durumda kimin onayı yeterli?" gibi senaryolar düşünülmelidir.
Workflow otomasyonunun somut faydaları:
Bir holding şirketi 15 farklı onay sürecine sahipti. E-postalarla yönetiliyordu. Takip zordu, kayıt yoktu.
Dijital iş akışı ile: Tüm onaylar merkezi sisteme taşındı. Mobil onay devreye alındı. Ortalama onay süresi 4 günden 8 saate düştü. Geciken onay sayısı %85 azaldı.
Perakende şirketleri binlerce ürün yönetir. Yeni ürün onayı karmaşık bir süreçtir: Kategori müdürü, satın alma, fiyatlandırma, lojistik, kalite.
İş akışı otomasyonu ile: Süreç 3 haftadan 5 güne düştü. Hangi aşamada olduğu görülür hale geldi. Tedarikçiler bile portal üzerinden durumu takip edebiliyor.
Proje teklifleri hazırlanıyor, birden fazla partnerin onayı gerekiyordu. E-posta ile gidip gelmesi haftalar alıyordu.
Workflow sistemi ile: Teklifler merkezi sistemde hazırlanıyor. İlgili partnerler otomatik bilgilendiriliyor. Paralel onay ile aynı gün sonuçlanabiliyor.
İş akışı nedir sorusuna tekrar dönersek: Organizasyonel işlerin yapılandırılmış, tekrarlanabilir, ölçülebilir şekilde yönetilmesidir.
İyi tasarlanmış workflow'lar çalışan verimliliğini artırır, hataları azaltır, müşteri memnuniyetini yükseltir. Kötü tasarlanmış veya hiç tasarlanmamış akışlar ise kaos, gecikme ve hayal kırıklığı yaratır.
Modern teknoloji iş akışı yönetimini herkesin erişimine açmıştır. Artık karmaşık IT projeleri gerekmez. Low-code platformlar sayesinde iş ekipleri kendi workflow'larını tasarlayıp yönetebilir.
Küçük başlayın. En sorunlu bir sürecinizi seçin. Haritalayın, otomatikleştirin, ölçün. Sonuçları görünce diğer süreçlere geçin. Zamanla organizasyonunuzda workflow mükemmelliği kültürü yerleşecektir.
Not: İş akışlarınızı nasıl dijitalleştirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi için iletişime geçebilirsiniz.
Insights on process automation, product updates, and what's happening at Emakin
Süreç yönetimi, ürün geliştirmeleri ve Emakin'deki güncel gelişmeler
Emakin is a low-code platform that helps businesses quickly design, automate, and manage their business processes effortlessly.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
