Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

Şirketlerde her gün aynı işler tekrar edilir: faturaları sistemlere girmek, e-postaları kontrol edip yanıtlamak, raporları düzenlemek, verileri bir sistemden diğerine kopyalamak. Bu işler basittir ama zaman alır.

Robotik süreç otomasyonu (RPA), bu tür tekrarlayan işleri yazılım robotlarına devretme teknolojisidir. Ancak işin gerçeği şu: RPA'nın çözdüğü problemlerin çoğu, aslında düzgün tasarlanmış bir BPM platformu ile daha kalıcı ve yönetilebilir şekilde çözülebilir.

Bu yazıda RPA'nın ne olduğunu, hangi durumlarda gerçekten mantıklı olduğunu ve neden AI Agent'ların bu alanı değiştireceğini ele alacağız.

RPA Nedir? Yazılım Robotları Nasıl Çalışır?

Robotik süreç otomasyonu, insan kullanıcıların bilgisayar ekranında yaptığı işleri taklit eden yazılım robotlarıdır. Bir insan nasıl bir uygulamayı açar, veri girer, başka bir uygulamaya geçer ve sonuç alırsa, RPA da aynısını yapar.

RPA'nın temel özelliği şudur: Mevcut sistemleri değiştirmez, API entegrasyonu gerektirmez, kullanıcı arayüzü üzerinden çalışır. Yani bir çalışanın klavye ve fareyle yaptığı işi, robot taklit eder.

Kulağa pratik geliyor ancak burada önemli bir sorun var: RPA, aslında yama çözümüdür. Sistemler arası düzgün entegrasyon olmadığı için, bir robot insan gibi davranarak bu boşluğu doldurur. Ama bu, uzun vadede sürdürülebilir bir yaklaşım mıdır?

RPA Pazarlama Hikayeleri vs. Gerçek

RPA satıcıları genellikle muazzam tasarruf rakamları paylaşır: "%70 verimlilik artışı!", "%90 hata azalması!", "Yıllık milyonlarca tasarruf!".

Gerçek biraz daha karmaşık:

RPA kırılgandır: Bir sistemin arayüzü değiştiğinde, robot bozulur. Bir buton başka yere taşınsa, robot onu bulamaz. Sürekli bakım gerektirir.

RPA, süreç sorunlarını çözmez: Verimsiz bir süreci daha hızlı yapmak, onu iyi bir süreç haline getirmez. RPA, kötü tasarlanmış bir sürecin üzerine yapılan dijital bir yamadır.

RPA, entegrasyon eksikliğinin sonucudur: Eğer sistemleriniz düzgün API'lere sahipse, RPA'ya ihtiyacınız olmaz. RPA ihtiyacı, genellikle eski sistemlerle çalışıyor olmanızın bir belirtisidir.

BPM ve RPA Farkı: Çoğu Zaman BPM Yeterli

Robotik süreç otomasyonu ve BPM sıklıkla karıştırılır ama temelde farklı yaklaşımlardır.

BPM (Business Process Management), iş süreçlerinin tamamını yönetir. Bir süreci baştan sona tasarlar, çalıştırır, izler ve iyileştirir. BPM'in temelleri ve iş süreçleri yönetimi, strateji seviyesinde düşünmeyi gerektirir.

RPA, belirli bir görevin otomasyonudur. Ancak burada kritik soru şu: Bu görev, neden BPM platformu içinde doğrudan çözülmüyor?

Örneğin, "faturayı ERP'ye gir" işlemi için RPA kullanmak yerine, iş akışı tasarımında bu adımı API entegrasyonu ile doğrudan yapabilirsiniz. Daha az karmaşık, daha kolay yönetilebilir, daha az kırılgan.

RPA'nın gerçekten mantıklı olduğu tek senaryo: Eski sistemler, API yok, değiştiremiyorsunuz ve yakın zamanda da değiştirmeyeceksiniz. Ancak bu, geçici bir çözüm olmalıdır, kalıcı bir strateji değil.

RPA Hangi Durumlarda Gerçekten Mantıklı?

RPA'nın gerçekten değer kattığı nadir durumlar vardır:

Eski, API'siz sistemlerle çalışıyorsunuz: AS/400, eski mainframe uygulamaları veya değiştiremediğiniz üçüncü taraf sistemler. Bu sistemleri değiştirmek mümkün değilse, RPA geçici bir köprü olabilir.

Düzenleyici zorunluluklar değişiklik yapmanızı engelliyor: Özellikle finans ve sağlık sektöründe, onaylanmış sistemleri değiştirmek yeniden sertifikasyon gerektirebilir. Bu durumda RPA, mevcut sistemi bozmadan otomasyon sağlar.

Çok kısa vadeli, geçici bir ihtiyaç: Örneğin, iki sistem arasında 3 aylık bir geçiş süreci var. Bu süre için API entegrasyonu yapmak mantıksız. RPA, bu geçici dönem için hızlı bir çözüm olabilir.

Ancak şu durumlar, RPA için yanlış gerekçelerdir:

❌ "API entegrasyonu uzun sürer": Gerçekten mi? Modern BPM platformları, REST API entegrasyonlarını günler içinde kurabilir.

❌ "Sürecimiz çok karmaşık": Karmaşık süreçler, RPA'dan çok daha fazla BPM gerektirir.

❌ "Herkes RPA kullanıyor": Bu, hiçbir zaman iyi bir gerekçe değildir.

RPA'nın Gizli Maliyetleri

RPA satış sunumlarında görünmeyen maliyetler vardır:

Sürekli bakım: UI değiştiğinde, robotları güncellemeniz gerekir. Bu, tam zamanlı bir ekip gerektirebilir.

Lisans maliyetleri: RPA ürünleri, genellikle robot başına lisanslanır. 10 robot çalıştırıyorsanız, yıllık lisans maliyetleri şaşırtıcı derecede yüksek olabilir.

Karmaşıklık: RPA, sistemler arasında bir katman daha ekler. Sorun giderme daha karmaşık hale gelir.

Teknik borç: RPA, asıl problemi (kötü entegrasyon) çözmez. Sadece üstünü örter. Zamanla bu borç büyür.

Çoğu durumda, iş süreçleri yönetimi platformları ile doğrudan entegrasyon yapmak, uzun vadede hem daha ucuz hem de daha sürdürülebilirdir.

RPA Yerine Ne Yapılmalı?

RPA'ya yatırım yapmadan önce şu alternatifleri değerlendirin:

API entegrasyonu: Sistemler API sunuyorsa, doğrudan entegre edin. BPM platformunuz REST API desteği sunuyorsa, bu işlem günler alır ancak hem RPA'dan çok daha stabil çalışır, hem de uzun vadede bir çözüm üretmiş olur.

Süreç yeniden tasarımı: Belki de asıl sorun, sürecin verimsiz olmasıdır. Manuel süreçlerden otomatikleştirilmiş sürece geçiş yaparken, süreci yeniden kurgulamayı düşünmek daha doğru olabilir.

Modern sistemlere geçiş: Eğer sisteminiz o kadar eski ki API sunmuyorsa, belki de onu değiştirme zamanı gelmiştir. RPA ile ömrü bitmiş bir ürünü yaşatmak, uzun vadede size daha pahalıya mal olabilir.

Veri entegrasyonu katmanı: ETL araçları veya middleware çözümleri, sistemler arası veri akışını RPA'dan çok daha iyi yönetir.

AI Agent'lar RPA'nın Yerini Alacak mı?

İşte gerçekten önemli konu: AI Agent'ların yükselişi, RPA modelini temelden sorgulatıyor.

RPA, katı kurallara dayalıdır. "Şu butona tıkla, şu alandan veriyi al, şu sisteme yaz." Ancak AI Agent'lar, çok daha esnek ve farklı bir modelde çalışır. Doğal dil talimatlarını anlayabilir, beklenmedik durumlarla başa çıkabilir ve öğrenebilir.

Örneğin, klasik RPA: "Faturayı indir, PDF'den fatura numarasını çıkar (koordinat: x=120, y=340), ERP'ye gir."

AI Agent: "Bu faturayı işle" - Agent, PDF'i okur, formatı anlar, gerekli bilgileri çıkarır, ERP'ye girer. PDF formatı değişse bile adapte olur.

Önümüzdeki 2-3 yıl içinde, AI Agent'lar:

• Daha az kırılgan olacak (UI değişikliklerine adapte olabilir)
• Daha az bakım gerektirecek (kendini optimize edebilir)
• Daha akıllı olacak (istisnai durumları yönetebilir)

Bu, RPA pazarının sonunu mu getirir? Belki evet, belki hayır. Ancak RPA'nın kullanım alanını daha da daraltacağı şüphesiz.

BPM ve AI Agent'ların Geleceği

Önümüzdeki birkaç yıl içinde süreç otomasyonunda ciddi bir dönüşüm yaşanacak. RPA'nın vaat ettiği ancak tam olarak gerçekleştiremediği vizyon - gerçekten akıllı, esnek ve sürdürülebilir otomasyon - şimdi farklı bir kombinasyonla mümkün hale geliyor: BPM platformları ve AI Agent'lar.

Bu iki teknoloji, birbirini tamamlayan şekilde çalışır. BPM, sürecin omurgasıdır. Kim hangi adımda ne yapacak? Hangi onaylar gerekli? SLA'lar nasıl takip ediliyor? Hangi istisnalar nasıl yönetiliyor? BPM, bu yapısal soruları cevaplayarak süreci görünür, yönetilebilir ve denetlenebilir kılar.

AI Agent'lar ise, BPM'in sert kurallarla çözemediği esnek görevleri üstlenir. Bir dokümanı okuyup anlamlandırmak, müşteri talebinin tonunu yorumlayıp öncelik vermek, farklı formatlardaki faturalardan tutarlı veri çıkarmak - bunlar katı kurallara sığmayan işlerdir. AI Agent, bağlamı anlar, adapte olur ve öğrenir.

Örneğin, müşteri şikayeti sürecini düşünün. BPM, şikayetin doğru departmana yönlendirilmesini, SLA'nın takip edilmesini, onayların alınmasını yönetir. AI Agent ise müşterinin e-postasını okur, duygusal tonunu analiz eder, aciliyetini belirler, benzer geçmiş vakalara bakar ve çözüm önerisi üretir. BPM yapıyı sağlar, AI zekayı ekler.

RPA'nın aksine, bu kombinasyon kırılgan değildir. Bir form alanının yeri değiştiğinde RPA bozulur, AI Agent adapte olur. Yeni bir istisna durumu ortaya çıktığında RPA için yeniden programlama gerekir, AI Agent öğrenir ve iyileşir.

Başarı hikayeleri incelendiğinde ortaya çıkan gerçek şu: Uzun vadede değer yaratan projeler, süreci temel alan ve teknolojiye stratejik olarak yaklaşan projelerdir. RPA, hızlı kazanç vaat eder ama zamanla teknik borç biriktirir. BPM ile AI Agent kombinasyonu ise, hem bugün hem de yarın işleyen bir temel kurar.

Bu sadece bir teknoloji değişimi değil, süreç otomasyonuna bakış açısı değişimidir. Artık soru "hangi robotları nereye koyalım?" değil, "süreçlerimizi nasıl akıllı hale getirelim?" olmalıdır.

Sonuç: RPA'ya İhtiyacınız Olmayabilir

Robotik süreç otomasyonu, belirli dar senaryolarda işe yarar. Ancak çoğu zaman, bir BPM platformu ile API entegrasyonları daha mantıklı, daha sürdürülebilir ve uzun vadede daha ucuzdur.

RPA düşünüyorsanız, önce şu soruları sorun:

🤔 Bu görevi, BPM platformumuzda API ile çözebilir miyiz?

🤔 Asıl problem, sistemler arası entegrasyon eksikliği mi?

🤔 RPA için harcayacağımız para, sistemi modernleştirmeye yeterli mi?

🤔 AI Agent'lar, bu işi daha iyi yapabilir mi?

Çoğu zaman cevap, "RPA'ya ihtiyacımız yok" olacaktır. Ve bu, iyi bir haberdir. Çünkü daha az karmaşık, daha az kırılgan ve daha yönetilebilir bir çözüm vardır: İyi tasarlanmış bir BPM platformu.

RPA, süreç otomasyonunun geleceği değil, geçmişidir. Gelecek, AI destekli BPM platformlarında.