Yönetim Karar Alma Sürecini Etkileyen Faktörler

Şu tarz bir cümleyi mutlaka duymuşsunuzdur. "En iyi kararlarımı sabah kahvemi içerken veriyorum. Akşama kadar düşünsem, muhtemelen hiçbir karar veremem."

İlginç değil mi? Bir yanda yönetim karar alma sürecini etkileyen unsurlar hakkında sayfalarca akademik makale varken diğer yanda ise deneyimli bir yönetici "zaten içgüdülerimle karar veriyorum" diyebiliyor.

Peki gerçek nedir? Yönetim kararları nasıl alınır? Ve daha önemlisi, bu kararları daha iyi hale getirmek için neler yapabiliriz?

Karar Vermenin Görünmeyen Katmanları

Yönetim karar alma sürecini etkileyen faktörler düşündüğünüzden çok daha karmaşıktır ve sadece "veriye bak, karar ver" meselesi değildir. Aslında her karar birkaç katmandan oluşur.

İlk katman: Bildiğinizi sandığınız şeyler. Pazar verileri, finansal raporlar, müşteri geri bildirimleri. Bunlar elle tutulur, ölçülebilir verilerdir. Toplantılarda slaytlara konur. Ancak bu verilerin kendisi bir karar değil, sadece hammaddedir.

İkinci katman: Bilmediğinizi bildiğiniz şeyler. Rakiplerinizin bir sonraki hamlesi ne olacak? Yeni düzenleme nasıl etkileyecek? Bu belirsizlikler genellikle "risk analizi" adı altında değerlendirilir ama çoğu zaman tahminlerden ibarettir.

Üçüncü katman: Bilmediğinizi bile bilmediğiniz şeyler. Pandemi gelir, piyasa alt üst olur. Teknoloji aniden değişir. Bu katman hiçbir modele sığmaz çünkü tahmin edemezsiniz.

Yöneticiler genellikle birinci katmana odaklanır. İyi raporlar ister, detaylı analizler bekler. Ancak gerçek karar verme anı geldiğinde, ikinci ve üçüncü katmanlar devreye girer. İşte o anda sezgi, deneyim ve cesaret devreye girer.

Peki bu üç katmanı nasıl dengeleyebilirsiniz?

Veri Var Ama Karar Yok: Neden Fazla Bilgi Kötü Karar Getirir?

Şirketlerde gördüğümüz en yaygın sorunlardan biri şu: Veri bolluğu, karar yokluğu.

Çok sık karşılaştığımız bir başka cümle "Aylık raporlarımız 200 sayfa. Her departmandan veri geliyor. Her metrik takip ediliyor. Ama toplantıda soruyorum, 'peki ne yapalım?' diye. Sessizlik."

Bu duruma "analiz felci" deniyor. O kadar çok veri var ki, hangisine öncelik vereceğinizi bilemiyorsunuz. Her metrik başka bir hikaye anlatıyor. Satışlar artıyor ama kar marjı düşüyor. Müşteri memnuniyeti yüksek ama müşteri kaybı da yüksek. Hangi veriye güveneceksiniz?

İşin püf noktası şu: Veri tek başına karar vermez. Verinin bağlam içinde anlaşılması gerekir. Ve bu bağlamı oluşturmak için süreçlerin net tanımlanmış olması şart.

Düşünün: Müşteri kaybı verisi elinizde. Ama müşteriler neden kaybediliyor? Ürün mü yetersiz? Hizmet mi kötü? Fiyat mı yüksek? Bu soruların cevapları süreç verilerinin doğru analiz edilmesiyle bulunur.

Yönetim karar alma sürecini etkileyen unsurların başında "hangi veriye ihtiyacım var?" sorusu gelir. Ama daha önemli soru şu: "Bu veriyi karar haline nasıl dönüştüreceğim?"

Kurum Kültürü: Kararların Görünmeyen El Freni

Hiç şöyle bir durum yaşadınız mı? Verilere bakıyorsunuz, doğru karar belli. Ama bir türlü o kararı alamıyorsunuz. Çünkü "şirkette böyle yapılmaz" diye düşünüyorsunuz.

İşte bu, kurum kültürünün karar alma üzerindeki etkisidir. Ve genellikle fark edilmeden çalışır.

Bazı şirketler risk almayı ödüllendirir. Bir girişim başarısız olsa bile "en azından denedik" der. Bu tür şirketlerde yöneticiler cesur kararlar alabilir. Çünkü hata yapma hakkı vardır.

Bazı şirketler ise hata yapmayı cezalandırır. Bir proje başarısız olduğunda "kim sorumlu?" diye sorarlar. Bu ortamda yöneticiler güvenli kararları tercih eder. Yenilik yapmak yerine, "eskiden böyle yapıyorduk" der.

Peki kurum kültürü nasıl değiştirilir? Önce iş süreçlerini yönetimi şeffaf hale getirmek gerekir. Kararların nasıl alındığını görünür kılmak, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.

Örneğin, onay süreçleriniz manuel ve belirsizse, herkes farklı kriterlere göre karar verir. Biri fiyata bakar, diğeri müşteri ilişkisine. Standart bir süreç olmadığı için kararlar tutarsız olur.

Ama süreçler net tanımlanmışsa, herkes neye göre karar verdiğini bilir. Bu, karar almanı hızlandırır ve kültürel direnci azaltır.

Hiyerarşi ve Karar Hızı: Katmanlar Arasında Kaybolmak

Yönetim karar alma sürecini etkileyen faktörlerden biri de organizasyonel yapıdır. Düz bir yapınız mı var, yoksa katmanlı bir hiyerarşi mi?

Büyük şirketlerde şöyle bir şey olur: Operasyon ekibi bir sorun tespit eder. Departman müdürüne raporlar. Müdür direktöre iletir. Direktör yönetim kuruluna sunar. Karar alınır, tekrar aşağı iner. Bu süreç aylar sürer.

Bu arada sorun büyümüş, pazar değişmiş, fırsat kaçmıştır.

Hiyerarşinin avantajı kontroldür. Her karar yukarıda incelenir, onaylanır. Risk minimize edilir. Ama dezavantajı da hızdır. Hızlı değişen pazarlarda, yavaş karar vermek hiç karar vermemekle benzer etkiler yaratabilir.

Çözüm, karar yetkilerinin doğru seviyelere dağıtılmasıdır. Her karar üst yönetime gitmemelidir. Operasyonel kararlar sahada alınmalı, stratejik kararlar ise masa başında.

Ancak bunun için net bir çerçeve gerekir. Hangi kararlar kimin yetkisinde? Hangi kriterler kullanılacak? Finans sektöründe karar süreçleri gibi düzenlemelerin katı olduğu alanlarda bu ayrım çok daha kritiktir.

Yetkilendirme sistemleri, sadece "kim ne karar verir" değil, aynı zamanda "hangi bilgiye dayanarak?" sorusunu da cevaplamalıdır. Aksi takdirde yetki dağıtımı sadece karmaşa yaratır.

Zaman Baskısı: Acele Kararlar Her Zaman Kötü Müdür?

"Hemen karar vermemiz gerek!" Bu cümleyi kaç kez duydunuz?

Zaman baskısı, yönetim karar alma sürecini etkileyen unsurların belki de en güçlüsü. Çünkü tüm analiz, veri toplama ve değerlendirme süreçlerini ortadan kaldırabilir.

Ancak ilginç bir şey var: Araştırmalar gösteriyor ki, zaman baskısı altında verilen kararlar her zaman kötü olmuyor. Bazı durumlarda daha iyi bile olabiliyor.

Neden? Çünkü zaman baskısı, gereksiz detayları elemek zorunda bırakır. "Güzel olur" gibi belirsiz kriterler yerine, "olmazsa olmaz" kriterlere odaklanırsınız.

Ama tabii ki bunun bir sınırı var. Çok hızlı karar vermek, önemli riskleri gözden kaçırmak demektir.

Denge noktası şu: Rutin kararları hızlandıracak süreç otomasyon araçları kullanmak. Böylece gerçekten stratejik kararlar için zamana sahip olursunuz.

Düşünün: Satın alma onayları manuel yapılıyorsa, günde onlarca onay için zaman harcıyorsunuz. Ama bunlar otomatikleştirilmişse, o zamanı daha önemli kararlar için kullanabilirsiniz.

Yönetim karar alma sürecini etkileyen faktörler arasında zaman, hem kısıtlayıcı hem de odaklayıcı bir unsur. Doğru kullanırsanız, verimliliği artırır. Yanlış kullanırsanız, panik yaratır.

Peki Ya Gelecek? Karar Verme Nasıl Değişecek?

Son bir yıldır herkes yapay zekadan bahsediyor. Peki yapay zeka, yönetim kararlarını nasıl etkileyecek?

Öncelikle şunu söyleyelim: Yapay zeka karar vermez. Yöneticiler karar verir. Ama yapay zeka, karar verme sürecini radikal şekilde değiştirebilir.

Birinci değişim: Veri analizi anında olacak. Şu anda bir rapor hazırlamak günler alır. Yapay zeka ile saniyeler içinde tüm verileri tarayıp özetleyebilirsiniz. "Geçen çeyreğe göre satışlarımız nasıl?" diye sorarsınız, anında cevap alırsınız.

İkinci değişim: Senaryo analizi kolaylaşacak. "Bu kararı alırsam ne olur?" sorusuna yapay zeka, geçmiş verilere dayanarak olası sonuçları gösterebilir. Risk ve fırsatları daha net görürsünüz.

Üçüncü değişim: Önyargılar azalabilir. İnsanlar duygusal karar verir. Yapay zeka, sadece verilere bakar. Tabii ki yapay zeka de önyargılı olabilir (çünkü veriler önyargılı olabilir), ama en azından tutarlı bir analiz sunar.

Ancak burada kritik bir nokta var: Yapay zeka, sadece geçmiş verilere dayanır. Yeni, daha önce görülmemiş durumları anlayamaz. İşte o noktada yöneticinin sezgisi, deneyimi ve cesaret hala kritik.

Geleceğin yöneticisi, veriyi iyi okuyan değil, veriyi karar haline dönüştürebilen kişi olacak. Ve bu, yapay zeka destekli sistemlerle mümkün olacak.

Sonuç: İyi Kararlar, İyi Sistemlerin Ürünüdür

Yönetimin karar alma sürecini etkileyen unsurlar çok çeşitlidir: veri, kurum kültürü, hiyerarşi, zaman baskısı, kişisel deneyim. Ancak bunların hepsinin buluştuğu tek bir nokta vardır; o da sistemdir.

İyi kararlar, iyi sistemlerin ürünüdür. Veri toplanmayan bir ortamda, analiz yapamazsınız. Süreçlerin tanımlı olmadığı bir şirkette, tutarlı karar alamazsınız. Yetkilerin net olmadığı bir yapıda, herkes birbirini bekler.

Dolayısıyla, karar kalitesini artırmak için ilk adım şu olmalıdır: Karar alma süreçlerinizi görünür kılın. Kim, neye dayanarak, nasıl karar veriyor? Bu sorulara net cevaplarınız varsa, kararlarınız da netleşir.

Ve unutmayın: En iyi karar, eksiksiz veriyle verilen karar değildir. En iyi karar, doğru zamanda, doğru bilgiyle ve cesaretle verilen karardır.

Sisteminiz buna hazır mı?