-
January 12, 2026
Scalable Solutions for Multi-Branch Business Management
Learn more
İş akışı vs süreç: Farkları, kullanım senaryoları ve pratik örneklerle ne zaman hangisini kullanacağınızı öğrenin. Doğru terminolojiyle daha net iletişim.
İş akışı ve süreç terimleri sıklıkla birbirinin yerine kullanılsa da aslında farklı kavramlardır. İş akışı (workflow) daha spesifik, operasyonel ve görev odaklıyken, süreç (process) daha geniş, stratejik ve sonuç odaklıdır. Bu farkı anlamak, organizasyonunuzda doğru araçları kullanmanızı ve ekiplerinizle net iletişim kurmanızı sağlar.
Örnek verelim: "Satın alma süreci" geniş bir kavramdır - talep alımından ödemeye kadar tüm adımları kapsar. "Satın alma talebinin onay iş akışı" ise bu sürecin içindeki spesifik bir görev dizisidir - talebin kime gittiği, hangi sırayla onaylandığı, ne zaman tamamlandığı gibi.
Bu blog yazısında iki kavram arasındaki farkları detaylandıracak, ne zaman hangisini kullanmanız gerektiğini açıklayacak ve pratik örneklerle konuyu somutlaştıracağız.
Önce her iki kavramı net tanımlayalım.
Süreç, belirli bir girdiden başlayıp değer katarak belirli bir çıktıya ulaşan kapsamlı faaliyetler bütünüdür. Stratejik düzeyde bakışı ifade eder.
Süreç yönetimi "ne yapıyoruz?" ve "neden yapıyoruz?" sorularına odaklanır. Süreçler genelde departman veya fonksiyon bazlıdır: müşteri hizmetleri süreci, üretim süreci, insan kaynakları süreci gibi.
Süreçler geniş kapsamlıdır, birden fazla iş akışı içerebilir. Süreç sonucu ölçülür: müşteri memnuniyeti, üretim verimliliği, işe alım süresi gibi.
İş akışı, bir işin tamamlanması için gereken spesifik görevlerin, kararların ve adımların sıralı dizisidir. Operasyonel düzeyde detayı ifade eder.
Workflow "nasıl yapıyoruz?" ve "kim yapıyor?" sorularına odaklanır. İş akışları görev bazlıdır: form doldurma, onay alma, bildirim gönderme, veri girme gibi konkret eylemlerdir.
İş akışları dardır, bir sürecin parçasıdır. İş akışı tamamlanma süresi ölçülür: ortalama onay süresi, görev tamamlanma oranı gibi.
İki kavramı yan yana koyalım:
ÖzellikSüreç (Process)İş Akışı (Workflow)KapsamGeniş, uçtan ucaDar, spesifik görevlerSeviyeStratejikOperasyonelOdakNe ve NedenNasıl ve KimEsneklikDeğişken, adapte edilebilirYapılandırılmış, kurallıSüreGünler, haftalar, aylarDakikalar, saatler, günlerKatılımcıÇoklu departmanBelirli rollerÖlçümSonuç metrikleriPerformans metrikleriÖrnekMüşteri kazanma süreciLead onay iş akışı
Somut bir analoji yapalım:
Süreç = Tam Bir Yemek Hazırlamak
"Akşam yemeği hazırlama süreci" şunları kapsar:
Bu geniş bir süreçtir. Sonuç: ailenin tok ve mutlu olmasıdır. Çeşitli alt süreçler içerir.
İş Akışı = Bir Tarifi Adım Adım Uygulamak
"Kek yapma iş akışı" şöyledir:
Bu dar bir iş akışıdır. Sıralı adımlar vardır. Her adımın süresi bellidir. Sonuç: pişmiş kektir.
Fark: Yemek hazırlama süreci içinde kek yapma iş akışı, salata hazırlama iş akışı, masa kurma iş akışı vardır. Süreç bunların koordinasyonudur.
Farklı senaryolarda nasıl ayrışırlar görelim.
Satın Alma Süreci (Process):
Bu kapsamlı bir süreçtir. Günler, haftalar alır. Çok departman dahildir. Sonuç: ihtiyacın doğru fiyatla, zamanında, kaliteli karşılanmasıdır.
Satın Alma Talebi Onay İş Akışı (Workflow):
Bu dar bir iş akışıdır. Saatler içinde tamamlanır. Spesifik roller vardır. Sonuç: onaylanmış satın alma talebidir.
İlişki: Onay iş akışı, satın alma sürecinin ilk adımıdır. Süreç, birden fazla iş akışı içerir.
Müşteri Hizmetleri Süreci:
Geniş bir süreçtir. Basit sorun 1 saat, karmaşık sorun 1 hafta alabilir. Sonuç: müşteri memnuniyetidir.
Şikayet Atama İş Akışı:
Dar iş akışıdır. Dakikalar içinde tamamlanır. Sonuç: atanmış şikayettir.
İlişki: Atama iş akışı, müşteri hizmetleri sürecinin başlangıç adımıdır.
İşe Alım Süreci:
Uzun, kapsamlı bir süreçtir. Haftalar, bazen aylar alır. Sonuç: kaliteli işe alımdır.
Mülakat Planlama İş Akışı:
Dar iş akışıdır. 2-3 gün sürer. Sonuç: planlanmış mülakatır.
İlişki: Mülakat planlama, işe alım sürecinin bir parçasıdır.
Pratik karar kriterleri:
Modern iş süreçleri yönetimi sistemleri hem süreç hem de iş akışı yönetir.
BPM platformları süreçleri modelleyebilir, simüle edebilir, analiz edebilir. Hangi süreçlerin kritik olduğunu, hangi süreçlerin darboğaz oluşturduğunu görürsünüz.
Süreç haritalama, süreç madenciliği (process mining), süreç analitikleri stratejik karar vermeyi destekler.
BPM sistemleri iş akışlarını otomatikleştirir. Form tasarlar, onay mekanizmaları kurar, bildirimleri yönetir, SLA'ları takip eder.
Workflow motoru operasyonel verimliliği sağlar. Görevler otomatik atanır, ilerleme izlenir, istisnalar yönetilir.
En güçlü yanı entegrasyondur. Stratejik süreç hedefleri operasyonel iş akışlarına dönüşür. İş akışı verileri süreç performansını ölçer.
Örnek: "Satın alma sürecini %30 hızlandır" stratejik hedefi, "onay iş akışını 2 günden 4 saate düşür" operasyonel hedefe çevrilir.
Sıkça yapılan hatalar:
"Müşteri kazanma iş akışımızı iyileştirelim" demek aslında yanlış. Bu bir süreçtir çünkü çok geniş, çok aşamalı, çok katılımcılı.
Doğrusu: "Müşteri kazanma sürecimizi iyileştirelim. Bu sürecin içindeki lead onay iş akışını otomatikleştirelim."
"Onay süreci çok uzun" demek teknik olarak doğru ama belirsiz. Onay bir iş akışıdır.
Doğrusu: "Onay iş akışı çok uzun. Harcama onay sürecinin bu adımını hızlandırmalıyız."
Türkçe'de "süreç" kelimesi çok kullanılır. Ama bazen workflow kastedilir.
İngilizce'de "process" ve "workflow" ayrımı nettir. Türkçe'de bilinçli kullanmak önemlidir. Teknik ekiple konuşurken ayrımı yapmak netlik sağlar.
Ekip içi iletişimde faydalı yaklaşımlar:
Organizasyonunuzda "süreç" ve "iş akışı" terimlerini tanımlayın. Herkes aynı dili konuşsun.
Dokümanlarda: "Bu doküman Satın Alma Süreci'ni (end-to-end) anlatmaktadır. İçerisinde 5 farklı iş akışı vardır."
Süreç haritalarında renk kodları kullanın. Üst seviye süreçler mavi, alt süreçler yeşil, iş akışları turuncu gibi.
BPMN diyagramlarında pool ve lane'ler süreçleri gösterirken, içteki aktiviteler iş akışlarını gösterir.
"Seviye 1: Stratejik Süreçler", "Seviye 2: Alt Süreçler", "Seviye 3: İş Akışları" gibi hiyerarşi kullanın.
Bu yapı herkesin hangi seviyede konuştuğunu anlamasını sağlar.
Gerçek dünyada sert ayrım yoktur. Uygulamada iç içedirler.
Stratejiden operasyona gidersiniz:
Operasyondan stratejiye gidersiniz:
Akademik ayrıma çok takılmayın. Önemli olan organizasyonunuzun verimli çalışması.
Ekibiniz "onay süreci" diyorsa ve herkes ne demek istediğini anlıyorsa, teknik doğruluğu düzeltmeye çalışmak zaman kaybı olabilir. Yeni proje başlarken terminolojiyi netleştirin yeter.
İş akışı ve süreç arasındaki fark kapsam, detay seviyesi ve odak noktasıdır. Süreç "ne" ve "neden"e, iş akışı "nasıl" ve "kim"e bakar.
İkisine de ihtiyacınız var. Süreç yönetimi stratejik yön verir, iş akışı otomasyonu operasyonel verimlilik sağlar. En başarılı organizasyonlar ikisini birlikte kullanır.
Süreçlerinizi haritalayın, önceliklendirin, iyileştirme fırsatlarını belirleyin. Sonra kritik iş akışlarını dijitalleştirin, otomatikleştirin, ölçün. Zaman içinde hem stratejik hem operasyonel mükemmellik yakalarsınız.
Bu iki kavramı doğru kullanmak, ekibinizle daha net iletişim kurmanızı, doğru araçları seçmenizi ve sonuçta organizasyonel performansı artırmanızı sağlar.
Not: Süreç ve iş akışı yönetiminizi nasıl entegre edebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi için iletişime geçebilirsiniz.
Insights on process automation, product updates, and what's happening at Emakin
Süreç yönetimi, ürün geliştirmeleri ve Emakin'deki güncel gelişmeler
Emakin is a low-code platform that helps businesses quickly design, automate, and manage their business processes effortlessly.
Emakin, kurumların iş süreçlerini daha hızlı, kontrollü ve verimli şekilde yönetmesine olanak tanıyan bir low-code BPM platformudur.
